ปัจจุบันเอกสารมีทั้งในรูปแบบกระดาษและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นการจัดการเอกสารจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีเอกสารหลากหลายประเภท ทั้งสัญญา ใบแจ้งหนี้ รายงานการประชุม และเอกสารสำคัญอื่น ๆ อีกมากมาย หากไม่มีระบบการจัดการเอกสารที่ดี อาจทำให้เกิดความสับสน เสียเวลาในการค้นหาหรืออาจจะสูญหายได้ ดังนั้น การนำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาช่วยในการจัดการเอกสารจึงเป็นทางออกที่ดีที่สุดอีกอย่างที่จะช่วยจัดระเบียบได้ดียิ่งขึ้น
การจัดการเอกสาร คืออะไร
การจัดการเอกสาร คือกระบวนการที่ครอบคลุมตั้งแต่การบันทึก การจัดเก็บ การเก็บถาวร การติดตามและการเรียกดูเอกสารทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF เอกสารประมวลผลคำ วิดีโอหรือเอกสารที่สแกนจากต้นฉบับ เช่น ใบเสร็จรับเงิน โดยการจัดการเอกสารที่ดีจะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความซ้ำซ้อนและประหยัดเวลาในการค้นหา
5 วิธีการจัดเอกสาร
สำหรับองค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก การจัดระเบียบเอกสารให้เป็นระบบเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อให้สามารถค้นหาและจัดเก็บได้อย่างมีประสิทธิภาพ มาดูกันว่า 5 วิธีการจัดการเอกสารที่จะช่วยให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น มีอะไรบ้าง
1. จำแนกประเภทและหมวดหมู่ของเอกสาร
การจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบต้องเริ่มจากการจำแนกประเภทและจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจน โดยพิจารณาจากหัวเรื่อง เนื้อหาหรือวัตถุประสงค์ของเอกสารนั้น ๆ การจัดหมวดหมู่ที่ดีจะช่วยให้เห็นภาพรวมของเอกสารทั้งหมดได้อย่างชัดเจน ทำให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและลดความสับสนในการจัดการเอกสารได้เป็นอย่างมาก
2. เรียงลำดับเอกสารให้ง่ายต่อการค้นหา
นอกจากการจัดหมวดหมู่แล้ว การเรียงลำดับเอกสารตามช่วงเวลาก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน โดยควรจัดเรียงตามความใหม่ – เก่าของเอกสาร อาจใช้วัน/เดือน/ปี หรือลำดับของเอกสารเข้ามาเป็นเกณฑ์ในการจัดเรียง วิธีนี้จะช่วยให้การค้นหาเอกสารทำได้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น โดยเฉพาะเมื่อต้องการค้นหาเอกสารในช่วงเวลาที่เร่งรีบ หรือค้นหาเอกสารที่เก็บมานานแล้ว เป็นต้น
3. จัดระเบียบเอกสารตามปี และประเภทของเอกสาร
การจัดการเอกสารตามปีและประเภทเป็นอีกวิธีที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะสำหรับองค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก สำหรับเอกสารที่ต้องใช้งานบ่อย ควรจัดเก็บแยกตามประเภทและแบ่งย่อยตามปี ส่วนเอกสารที่ใช้งานไม่บ่อย อาจจัดเก็บตามปีและแยกแฟ้มย่อยตามประเภท วิธีนี้จะช่วยให้การเรียกดูและค้นหาเอกสารทำได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. เทคโนโลยี OCR เพื่อช่วยสแกนและจัดเก็บเอกสาร
เทคโนโลยี OCR จากระบบ ECM เป็นเทคโนโลยีที่จะเข้ามาช่วยปฏิวัติการจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยสามารถแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลที่สามารถค้นหาและแก้ไขได้ ช่วยประหยัดเวลาในการจัดการเอกสารอย่างมาก เช่น ในห้างสรรพสินค้าขนาดใหญ่ที่มีเอกสารทางบัญชีจำนวนมาก การใช้ OCR จะช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำ ลดความเสี่ยงในการบันทึกข้อมูลผิดพลาด และช่วยให้การค้นหาเอกสารทำได้ง่ายขึ้นผ่านการค้นหาด้วย Keyword
5. ใช้ร่วมกับระบบการจัดการเอกสาร DMS
Document Management System หรือ DMS เป็นระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจรในรูปแบบดิจิทัล ช่วยในการจัดเก็บ จัดการ และติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบนี้เป็นส่วนหนึ่งของ Enterprise Content Management (ECM) ที่ช่วยควบคุมและบริหารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดขององค์กร การใช้ระบบ DMS เข้ามาช่วยจัดการเอกสารจากแบบกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัลก็สามารถทำได้
การจัดการเอกสาร มีประโยชน์อย่างไร
การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพสร้างประโยชน์มากมายต่อองค์กร ทั้งในด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการลดต้นทุน โดยประโยชน์หลัก ๆ ดังนี้
- ประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสาร ระบบการจัดการเอกสารที่ดีช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ภายในไม่กี่วินาที แทนที่จะต้องเสียเวลาค้นหาในแฟ้มเอกสารจำนวนมาก
- ลดพื้นที่จัดเก็บ การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลช่วยลดการใช้พื้นที่สำหรับตู้เอกสารและห้องเก็บเอกสาร ทำให้สามารถใช้พื้นที่สำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล ระบบการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลมาพร้อมระบบรักษาความปลอดภัยที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ และมีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
- ส่งเสริมให้สามารถทำงานร่วมกัน ทีมงานสามารถเข้าถึงและทำงานบนเอกสารเดียวกันได้พร้อมกัน แม้จะอยู่คนละสถานที่ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน
- สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงได้แบบ Realtime ระบบจะบันทึกประวัติการแก้ไขเอกสารทั้งหมด ทำให้สามารถตรวจสอบและติดตามการเปลี่ยนแปลงได้อย่างละเอียด
หากไม่จัดการเอกสารให้เป็นระเบียบ จะส่งผลเสียอย่างไรบ้าง
นอกจากจะหาเอกสารที่ต้องการใช้ไม่เจอแล้ว ความเสี่ยงที่เอกสารจะสูญหายหรือเสียหายและอาจนำไปสู่การเสียโอกาสทางธุรกิจ โดยเฉพาะกรณีที่เกี่ยวข้องกับเอกสารสำคัญ เช่น เอกสารเสนอราคาหรือสัญญาต่าง ๆ การสูญหายของเอกสารเหล่านี้อาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์กับคู่ค้าและความน่าเชื่อถือขององค์กรได้อีกเช่นกัน
สรุปเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร
การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จขององค์กรในยุคดิจิทัล การผสมผสานระหว่างการจัดการเอกสารแบบดั้งเดิมกับเทคโนโลยีสมัยใหม่อย่าง OCR และระบบ DMS จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปลอดภัยและรวดเร็ว ลดความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยรวม ทำให้องค์กรสามารถมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาธุรกิจได้อย่างเต็มที่
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)
📞02-517-5555
📱063-204-0321
https://dittothailand.com/contact-us/
