องค์กรใดที่มีการใช้งาน e-Document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คงเป็นไปไม่ได้เลยที่จะไม่มีการใช้ e-Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารควบคู่ไปด้วย เพราะความสามารถที่โดดเด่นของมัน ช่วยเพิ่มโอกาสในการทำธุรกรรมให้สะดวก รวดเร็ว และง่ายดายยิ่งขึ้น
e-Signature คืออะไร?
ชื่อเต็มคือ Electronic Signature หรือภาษาไทยคือ “ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” เป็นเครื่องมือที่ช่วยยืนยันความสัมพันธ์ ของตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของลายเซ็น กับพันธสัญญาในเอกสารนั้น ๆ
โดยตัวลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้เป็นตัวเลข, อักขระ, ตัวอักษร, หรือสัญลักษณ์ในการระบุแทนตัวตนได้ โดยลายเซ็นจะถูกบีบอัดเป็นชุดข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ และใช้เทคโนโลยีในการช่วยเข้ารหัส สำหรับยืนยันความเป็นเจ้าของ ทำให้มีความปลอดภัยสูง ตรวจสอบย้อนหลังได้
ประโยชน์ของ e-Signature ที่มีดีมากกว่าแค่ลายเซ็นบนหน้าจอ
-
ยกระดับความน่าเชื่อถือของ e-Document
e-Signature จะทำงานควบคู่กับ e-Document ที่รันอยู่บนระบบ DMS ช่วยรักษาความปลอดภัยของเอกสารได้ดียิ่งขึ้น รวมถึงยังสามารถตรวจสอบเอกสารได้อย่างอัตโนมัติ
-
ทำธุรกิจข้ามประเทศได้สะดวก
การใช้งานเอกสารแบบเดิม ที่ต้องมีการใช้ลายเซ็นจากปากกาจริง เมื่อมีการทำสัญญาข้ามประเทศ ทำให้ต้องเสียค่าขนส่งเอกสาร และเวลาเพิ่มมากขึ้นกว่าจะได้ลายเซ็นกลับมา แต่เมื่อมีการใช้งาน e-Signature บนเอกสาร e-Document ก็สามารถเซ็นเอกสารจากที่ไหนก็ได้ เพียงแค่มีสมาร์ตโฟน หรือแท็บเล็ต ไม่ต้องเสียเวลาในการรออนุมัติเหมือนเอกสารกระดาษอีกต่อไป
-
ระบบ Workflow ในองค์กรลื่นไหล
เนื่องจากบุคลากรสามารถติดตาม e-Document ที่อยู่บนระบบในแต่ละฉบับ ว่าใครคือผู้ที่เซ็นเอกสาร ใครเป็นคนเปิดอ่านแล้วบ้าง หรือใครที่เป็นผู้อนุมัติเอกสารฉบับนี้ ช่วยลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ธุรการ ไม่ต้องเดินไปสอบถามว่าเอกสารอยู่ที่ไหนแล้ว เพียงแค่นั่งอยู่ที่โต๊ะ และเข้าใช้งานผ่านระบบคอมพิวเตอร์ได้เลยทันที
-
ความสะดวกสบายที่มากกว่าลายเซ็นจากแบบเดิม
อ้างอิงจากการใช้งานเอกสาร PDF ที่มีฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไว้ให้ คุณสามารถกดคลิกเซ็นลายเซ็นได้จากบนหน้าจอ แล้วกดบันทึกลายเซ็นอันนั้นไว้ใช้งานในครั้งต่อไปได้ เมื่อต้องการจะใช้อีกครั้งเพียงกดเลือกลายเซ็นที่บันทึกไว้แล้ววางบนช่องลงลายเซ็นเท่านี้ก็เรียบร้อย ไม่ต้องเซ็นลายเซ็นของจริงบนเอกสารหลายฉบับให้เมื่อยมือเหมือนเมื่อก่อนอีกต่อไป
-
ช่วยให้คุณได้รับเงินได้ไวขึ้น
สัญญาการเงินบางครั้งก็ต้องมีการตรวจสอบซ้ำแล้วซ้ำเล่า จนกว่าตัวเลขที่ปรากฏในเอกสารหรือสัญญา จะถูกต้องตามที่กำหนดไว้ ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้จะกินเวลานานหลายวันหรือเป็นสัปดาห์ ไหนจะต้องส่งเรื่องถึงหัวหน้าฝ่ายให้ลงลายเซ็นยืนยันเอกสารอีก ยิ่งเสียเวลามากไปกว่าเดิม ฉะนั้นหากมีการใช้งาน e-Signature ไปพร้อม ๆ กับ e-Document แล้ว เพียงแค่คลิกเดียวเอกสารก็จะมีผลบังคับใช้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาพรินต์เอกสารออกมา นั่งลงชื่อบนเอกสารทีละใบให้ยุ่งยาก
และนี่ก็คือข้อดีของการใช้งาน e-Signature ที่จะช่วยให้คุณแก้ปัญหาการดำเนินงานขององค์กรจากจุดเล็ก ๆ ไปสู่การแก้ปัญหาระดับใหญ่ได้ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นต้องมีการพึ่งพา e-Document ที่อยู่บนระบบ DMS ร่วมด้วย ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น เพิ่มโอกาสทางธุรกิจของคุณขึ้นไปได้อีกระดับอย่างแน่นอน
หากคุณกำลังมองหาระบบการจัดการเอกสาร ที่ทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพเราขอแนะนำ ระบบ DMS จาก Ditto Thailand ที่จะช่วยให้งานเอกสารของคุณง่ายเพียงปลายนิ้ว
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
อ้างอิง fusionsol.com, smartvault.com
