การประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้หลายหน่วยงานภาครัฐ หรือหน่วยงานภาคอื่น ๆ ต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน โดยเฉพาะการติดต่อราชการทางด้านเอกสาร จากแต่เดิมที่ต้องติดต่อด้วยเอกสารแบบกระดาษ ต้องเปลี่ยนมาเป็นเอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเช่นนี้ ทำให้หน่วยงานภาครัฐต้องปรับกระบวนการทำงานให้ทำผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า Government e-Services มากขึ้น แต่ด้วยการที่เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องใหม่มาก ๆ วันนี้เราเลยจะมาอธิบายเรื่อง Government e-Services กัน   Government e-Services คือ การที่หน่วยงานภาครัฐทำงานผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่มีชื่อเรียกสากลว่า Government e-Services คือ การจัดการบริการต่าง ๆ ของหน่วยงานภาครัฐหรือหน่วยงานราชการ ที่ให้บริการกับประชาชนผ่านช่องทางออนไลน์ เพื่อเพิ่มช่องทางให้กับประชาชนในการติดต่อและขอรับบริการจากหน่วยงานภาครัฐ ทั้งนี้การประกาศ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นก้าวแรกที่สำคัญมากของหน่วยงานภาครัฐที่จะเริ่มเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ยิ่งขึ้น พร้อมพัฒนาประเทศให้ทัดเทียมนานาประเทศด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล   โดยสาเหตุหลักที่ทำให้หน่วยงานรัฐต้องเริ่มใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการบริการประชาชนคือ การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 ที่ทำให้ประชาชนไม่สามารถเดินทางมาขอบริการที่หน่วยงานรัฐได้ ควบคู่กับพฤติกรรมของประชาชนในยุคนี้ ที่หันมาใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ในชีวิตประจำวันมากยิ่งขึ้น ทำให้ต้องมีการประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อตอบสนองความต้องการของประชาชน   องค์ประกอบของ Government e-Services   1.... read more

  ปัจจุบันมีหลายกิจกรรมในการดำเนินชีวิตประจำวัน กำลังถูกขับเคลื่อนภายใต้การพัฒนาของเทคโนโลยีสมัยใหม่ โดยเฉพาะวิธีการสื่อสารที่ใช้เครือข่ายไร้สาย เข้ามาเป็นตัวเชื่อมระหว่างบุคคล ให้สามารถติดต่อหรือส่งข้อมูลได้อย่างไร้ขีดจำกัด เช่นเดียวกับกระบวนการทำงานภายในองค์กร ที่จำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานให้ยืดหยุ่น และใช้รูปแบบข้อมูลที่ทันสมัยมากขึ้น ซึ่งมีหลายองค์กรหันมาใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document แทนเอกสารกระดาษกระดาษมากขึ้น เช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ ไฟล์สแกน ฯลฯ     ทำไม “ธุรกิจไร้กระดาษ” ถึงเป็นเป้าหมาย ขององค์กรยุคใหม่? จากผลการสำรวจของ ABBYY พบว่า “พนักงานบริษัทกว่า 92% ต้องเสียเวลาถึง 8 ชั่วโมง/สัปดาห์ ในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มหรือตู้เก็บเอกสาร ส่งผลให้การทำงานเกิดความล่าช้า” และยังต้องเผชิญกับปัญหาข้อมูลตกหล่น สูญหาย หรือซ้ำซ้อนด้วยสาเหตุมาจากการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ ส่งผลให้เกิดต้นทุนสิ้นเปลืองทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในกรณีเอกสารเกิดข้อผิดพลาด หลายองค์กรเล็งเห็นช่องโหว่ตรงนี้ จึงหันมาให้ความสำคัญ ในการหาแนวทางแก้ไขปัญหาเรื้อรังจากเอกสารกระดาษ และวางเป้าหมายพัฒนาระบบการทำงานให้กลายเป็น “ธุรกิจไร้กระดาษ” หรือที่หลายคนรู้จักกันในชื่อของ Paperless   แต่อย่างไรก็ตามสำหรับบางธุรกิจ ยังคงคิดว่าการเปลี่ยนสู่การดำเนินงานแบบไร้กระดาษ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ยาก หรืออาจจะยังสับสนว่าควรเริ่มต้นจากจุดไหน ถึงจะประสบความสำเร็จได้ วันนี้ Ditto จึงรวบรวมวิธีในการสร้างธุรกิจไร้กระดาษ เพื่อเป็นแนวทางให้กับเจ้าของธุรกิจทุกท่าน... read more

  เมื่อเทคโนโลยีและนวัตกรรมต่าง ๆ ได้เข้ามามีบทบาทต่อเนื่องในภาคธุรกิจ นับเป็นเรื่องปกติที่หลายองค์กรจะเริ่มปรับเปลี่ยนโครงสร้างการทำงานภายในให้เหมาะสมกับยุคสมัยมากยิ่งขึ้น เพราะนอกจากจะช่วยสร้างผลลัพธ์การทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิมแล้ว ยังเป็นการสนับสนุนบุคลากรให้สามารถทำงาน ได้อย่างยืดหยุ่นขึ้นอีกหลายเท่า โดยจะมี Workflow อะไร ที่ควรเปลี่ยนให้เหมาะสมกับยุคดิจิทัลบ้างนั้น วันนี้ Ditto ได้รวบรวมมาให้ผู้ประกอบการที่สนใจได้อ่านกันแล้วครับ     1. การอนุมัติเอกสาร   ขั้นตอนนี้ถือเป็นขั้นตอนหลักที่องค์กรชั้นนำให้ความสำคัญ เพราะอย่างที่ทราบกันดีว่า Workflow การอนุมัติเอกสารแบบเก่า มักสร้างปัญหาและเกิดความล่าช้าได้ ซึ่งหากเราไม่ปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัย ก็จะกลายเป็นปัญหาเรื้อรังที่คอยฉุดรั้งธุรกิจไม่ให้เติบโตอย่างที่ควรจะเป็น ด้วยเหตุนี้เอง ระบบอัตโนมัติ หรือระบบการจัดการเอกสาร (DMS) จึงเข้ามามีบทบาท เพราะทันทีที่ตัวองค์กรนำเอกสารเข้าสู่ระบบดิจิทัล และระบบ Workflow จะช่วยจัดการเอกสารที่ยุ่งเหยิง ให้เป็นระเบียบและตอบโจทย์การทำงานในยุคปัจจุบันมากยิ่งขึ้น ดังนี้   มีความสะดวก คล่องตัว และรวดเร็วยิ่งขึ้น หากขั้นตอนการอนุมัติเอกสารของตัวธุรกิจกลายเป็นระบบดิจิทัลหรือระบบอัตโนมัติ จะช่วยผลักดันระบบการทำงานภายในองค์กรให้เกิดความคล่องตัวและส่งต่องานไปยังแผนกอื่นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น หมดปัญหาเอกสารตกค้างหรือสูญหาย เพราะระบบจัดการเอกสารจะช่วยอำนวยความสะดวกให้ระบบการทำงานลื่นไหล ตั้งแต่เริ่มจนจบสิ้นกระบวนการ ตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา การปรับขั้นตอนการอนุมัติเอกสารให้เป็นระบบดิจิทัล จะทำให้คนที่รับผิดชอบในระบบนั้น ๆ สามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลการดำเนินงานย้อนหลังได้ตลอดเวลาที่ต้องการ เป็นการเปลี่ยนปัญหาที่ยาก ให้กลายเป็นเรื่องง่าย ด้วยความคล่องตัวนี้จะช่วยให้ตัวบุคลากรแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็วหากเกิดปัญหาขึ้นมา มีความปลอดภัยสูง... read more

  Ditto เชื่อว่าปัญหาการชำระเงินล่าช้า เป็นปัญหาน่าปวดหัว ที่ทุกธุรกิจมักต้องเผชิญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ผู้ประกอบการหลายท่านอาจคิดว่า ปัญหาเหล่านี้เกิดจากฝั่งลูกค้าเพียงฝ่ายเดียว แต่เชื่อหรือไม่ว่าในบางกรณี สาเหตุของการชำระเงินล่าช้าก็อาจมาจาก “Invoice Processing” หรือขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ของธุรกิจคุณก็เป็นได้ ดังนั้นวันนี้เราจึงอยากจะมาแชร์เคล็ดลับการออกใบแจ้งนี้ ให้กับผู้ที่สนใจได้รู้กันครับ ว่าต้องทำอย่างไรลูกค้าถึงจะชำระเงินไวที่สุด โดยที่เราไม่ต้องมานั่งทวงให้เสียเวลา   1. ข้อมูลถูกต้องครบถ้วน กระชับ และได้ใจความ ทุกครั้งที่ออกใบแจ้งหนี้ ตัวธุรกิจต้องทำให้แน่ใจว่าข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่บนเอกสารนั้นถูกต้อง ครบถ้วน และตรงประเด็น เงื่อนไขหรือข้อตกลงที่ควรแจ้งต้องถูกระบุให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยเฉพาะจำนวนเงินที่ต้องชำระ และวันเวลาที่ครบกำหนดต้องห้ามผิดพลาดเป็นอันขาด สิ่งเหล่านี้ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ตัวธุรกิจต้องใส่ใจมากเป็นพิเศษ เพราะถ้าหากข้อมูลบนใบแจ้งหนี้คลาดเคลื่อนจนเกิดความเข้าใจผิด การชำระเงินของลูกค้าก็จะมีปัญหาติดขัดขึ้นมาทันที นอกจากธุรกิจคุณจะได้รับเงินล่าช้าไปกว่าเดิมแล้ว ตัวองค์กรอาจต้องเสียความน่าเชื่อถือไปอีกด้วย     คำแนะนำ : เคล็ดลับการออกใบแจ้งหนี้ที่อ่านแล้วเข้าใจง่าย   ไม่ใช้คำซับซ้อน พยายามตรงประเด็นเข้าไว้ พยายามหลีกเลี่ยงคำหรือประโยคที่ซับซ้อนเข้าใจยากบนใบแจ้งหนี้ เราต้องทำให้ลูกค้าหรือผู้ที่อ่านเข้าใจได้อย่างทันทีเพื่อลดความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น ตัวเลขชัดเจน ใช้คำย่อวันเวลาให้ถูกต้อง ตัวเลขบนใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งที่สำคัญมากเป็นอันดับต้น ๆ เราควรตรวจเช็คจุดทศนิยมและลูกน้ำทุกครั้งที่ออกเอกสาร รวมถึงวันและเวลา ที่ตัวองค์กรใช้ควรเป็นวันที่แบบสากลเข้าใจได้ในทันที สร้างตารางหรือวางเลย์เอาท์เอกสารให้เข้าใจง่าย การสร้างตารางหรือวางเลย์เอาท์ของเอกสารใบแจ้งหนี้ควรออกแบบให้ดี อย่าพยายามวางช่องหรือตีตารางที่ซับซ้อนเกินความจำเป็น เพราะเวลาลูกค้าอ่าน อาจเกิดความสับสนเข้าใจผิด... read more

  ในยุคปัจจุบันมีเทคโนโลยีมากมายที่ได้ก้าวเข้ามามีบทบาทสำคัญต่อชีวิตประจำวันของผู้บริโภค จนส่งผลให้ภาคธุรกิจต้องเร่งปรับตัวให้เหมาะสมกับวิถีชีวิตที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งตัวธุรกิจหรือองค์กรที่ปรับตัวไม่ทัน ก็อาจจะต้องเผชิญเข้ากับวิกฤติ Digital Disruption อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นวันนี้ Ditto จึงอยากจะแชร์แนวทางการรับมือ Digital Disruption ที่มีประสิทธิภาพ ให้กับผู้ที่สนใจได้รู้กันครับ ว่ามีวิธีไหนบ้างที่จะทำให้ตัวธุรกิจสามารถเดินต่อไปได้ ในช่วงเวลาที่โลกกำลังเปลี่ยนแปลงไป   วิธีรับมือกับ Digital Disruption 1. ทยอยปรับเปลี่ยน “วิธีคิด” และ “วัฒนธรรมองค์กร”   การปรับทัศนคติและวัฒนธรรมองค์กรให้เหมาะสมกับบริบทของสังคม ถือเป็นเรื่องสำคัญอันดับหนึ่งที่เจ้าของธุรกิจไม่ควรมองข้าม เพราะในช่วงเวลาที่โลกแห่งเทคโนโลยีกำลังพัฒนาเติบโตอย่างก้าวกระโดด ก็มีความเป็นไปได้สูงที่จะเกิดผลิตภัณฑ์ แพลตฟอร์ม หรือโมเดลธุรกิจแบบใหม่ขึ้น จนส่งผลให้หลายธุรกิจต้องประสบปัญหา Digital Disruption ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ดังนั้นการปรับเปลี่ยนวิธีคิดและทัศนคติให้เหมาะสมกับยุคสมัยจึงเป็นทางออกที่ดีที่สุด   แต่ถึงกระนั้นการทำธุรกิจก็มีปัจจัยอื่นอีกมากมาย ที่ส่งผลให้การปรับตัวไม่ใช่เรื่องง่ายอย่างที่คิด หลายธุรกิจรู้ตัวล่วงหน้าก่อนด้วยซ้ำว่าจะเกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้น แต่ก็ยังไม่สามารถปรับตัวได้ทัน จนต้องเผชิญกับเข้าวิกฤติ Digital Disruption ไปเต็ม ๆ เพื่อไม่ให้ปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้น การเตรียมพร้อมด้วยการปรับวัฒนธรรมองค์กรให้มีความยืดหยุ่นและทันสมัยอยู่เสมอจึงเป็นสิ่งจำเป็น แม้การปรับตัวจะไม่สามารถทำได้ในทันที แต่การทยอยทำไปทีละส่วน ปรับเปลี่ยนแก้ไขกันไปทีละนิด ก็จะสามารถช่วยให้องค์กรสามารถก้าวผ่านปัญหาไปได้แม้จะต้องใช้เวลาก็ตาม คลิกเพื่ออ่านบทความการปรับวัฒนธรรมองค์กรด้วย Digitization ตอบโจทย์เทรนด์ธุรกิจ 2022... read more

  Paperless คือ แนวคิดประหยัดการใช้กระดาษ ด้วยวิธีลดการใช้งานเอกสารรูปแบบกระดาษ หรือใช้วัสดุสิ่งของที่ทำจากกระดาษให้น้อยที่สุด ซึ่งการทำเช่นนี้เป็นการช่วยประหยัดพลังงาน และทรัพยากรธรรมชาติ รวมถึงยังเป็นปัจจัยกระตุ้นให้เกิดการพัฒนารูปแบบการทำงานเป็นระบบ Digital มากยิ่งขึ้น เพื่อเตรียมพร้อมก้าวเข้าสู่สังคม Digital Transformation ต่อไป   ยิ่งในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของ Covid-19 ทำให้หลายองค์กรทั่วโลกต่างหันมาใช้ระบบ Digital ในการทำงานแทนการทำงานแบบเดิมที่ใช้เอกสารกระดาษไปบ้างแล้ว ซึ่งทางหน่วยงานราชการไทยเองก็ปรับตัวมาใช้ระบบ Digital และเห็นความสำคัญของแนวคิด Paperless ไม่แพ้นานาชาติ โดยอีกไม่นานทางภาครัฐจะประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ให้หน่วยงานราชการสามารถปฏิบัติการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงหน่วยงาน อบต. และ อบจ. เองก็สามารถทำงานผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เช่นกัน โดยอาศัยแนวคิด Paperless เข้ามาช่วยจัดการปัญหาเอกสารต่างๆ ในหน่วยงานราชการ เพื่อปรับเปลี่ยนการบริการของภาครัฐให้เข้าสู่ระบบดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ   ปัญหาด้านการบริหารจัดการระบบเอกสารในหน่วยงานราชการ   1. หาเอกสารไม่เจอ เพราะจำนวนเอกสารเยอะ โดยปกติแล้วเอกสารทางราชการนั้นมีหลากหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นหนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือรับรอง และหนังสือประเภทอื่น ๆ รวมถึงจำนวนเอกสารในแต่ละปีที่ทางหน่วยงานราชการออก ก็มีจำนวนนับไม่ถ้วน หากจำเป็นต้องค้นหาเอกสารสำคัญที่ย้อนหลังไป... read more

  ร่างพ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็น พ.ร.บ. เรื่องเทคโนโลยี ที่ทางภาครัฐเพิ่งลงมติเห็นชอบ ให้หน่วยงานราชการสามารถทำงานผ่านระบบออนไลน์มากยิ่งขึ้น เพื่อส่งเสริมภาพลักษณ์ของหน่วยงานราชการให้ทันสมัย และเพิ่มความสะดวกให้กับประชาชนที่ต้องการติดต่อทางออนไลน์ ซึ่งการพัฒนาเหล่านี้เรียกว่า “รัฐบาลดิจิทัล” หรือ “Digital government” ที่ทั่วโลกต่างกำลังปรับใช้กัน ว่าแต่ รัฐบาลดิจิทัล คืออะไร แล้วความสำคัญของรัฐบาลดิจิทัลเป็นอย่างไร วันนี้ Ditto เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว   เสริมความทันสมัย ก้าวทันเทคโนโลยี กับ รัฐบาลดิจิทัล รัฐบาลดิจิทัล หรือ Digital government คือ การที่หน่วยงานภาครัฐนำเอาเทคโนโลยีดิจิทัลมาปรับใช้ภายในหน่วยงาน เพิ่มศักยภาพการทำงานขององค์กรรัฐให้รวดเร็ว ก้าวทันตามเทคโนโลยีขององค์กรเอกชนได้อย่างเทียบเท่า รวมถึงยังมีระบบการเชื่อมโยงการเข้าถึงข้อมูล ระหว่างหน่วยงานภาครัฐ หน่วยงานภาคเอกชน และประชาชน เพื่อเพิ่มความสะดวกรวดเร็วให้กับผู้ที่ต้องการติดต่อกับหน่วยงานภาครัฐง่ายยิ่งขึ้น ทั้งนี้ลักษณะรัฐบาลดิจิทัล สามารถแบ่งออกได้ 3 แบบดังนี้   1. Reintegration เป็นรูปแบบของการบูรณาการการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ ในภาครัฐ เชื่อมต่อข้อมูลเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการสร้างศูนย์ข้อมูล และยังง่ายต่อการควบคุมและการจัดการของหน่วยงานราชการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น   2. Needs-based holism เป็นรูปแบบการปรับปรุงองค์กรภาครัฐ... read more

  เมื่อไม่นานนี้ มีการประกาศรับร่าง พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้อีกไม่นานเกินรอจะมีการประกาศใช้ว่าด้วยกฎหมายกลางในการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อส่งเสริมรูปแบบการทำงานของภาครัฐให้สอดคล้องกับยุคดิจิทัลในปัจจุบันมากยิ่งขึ้น พร้อมอำนวยความสะดวกรวดเร็วให้กับผู้ที่ต้องการติดต่อหน่วยงานราชการ ก็สามารถติดต่อผ่านระบบออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว   แต่ทั้งนี้ กฎหมายที่กำลังจะถูกประกาศใช้ฉบับนี้ไม่ใช่ฉบับแรกที่มีการประกาศให้หน่วยงานภาครัฐ หันมาใช้ระบบออนไลน์ ให้ประชาชนเข้าถึงข้อมูลภาครัฐได้ง่ายยิ่งขึ้น เพราะก่อนหน้านี้เรามี พ.ร.บ. ว่าด้วยเรื่องการให้บริการภาครัฐผ่านระบบดิจิทัล พ.ศ. 2562 ที่มีจุดประสงค์ต้องการให้ประชาชนเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของข้าราชการได้อย่างครบถ้วน และสามารถนำไปเผยแพร่ให้เป็นประโยชน์ต่อสังคมได้ ด้วยเหตุนี้ พ.ร.บ. นี้จึงได้ชื่อว่าเป็นข้อมูลเปิดภาครัฐนั่นเอง   ทำความรู้จัก "ข้อมูลเปิดภาครัฐ" ข้อมูลเปิดภาครัฐ คือ ข้อมูลที่หน่วยงานของรัฐต้องเปิดเผยต่อสาธารณะตามกฎหมาย ว่าด้วยข้อมูลข่าวสารของราชการในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลที่สามารถเข้าถึงและใช้ได้อย่างเสรี ไม่จำกัดแพลตฟอร์ม ไม่เสียค่าใช้จ่าย สามารถเผยแพร่ ทำซ้ำ หรือใช้ประโยชน์ได้โดยไม่จำกัดวัตถุประสงค์ ทั้งนี้ข้อมูลเปิดภาครัฐยังผ่านกระบวนการจัดลำดับความลับของข้อมูลว่าเป็นข้อมูลสาธารณะ ที่ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูล และสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้งาน หรือดัดแปลงได้ตามความต้องการแต่ละบุคคล และทาง พ.ร.บ. ยังกำหนดแนวทางและมาตรฐานให้หน่วยงานของรัฐจัดส่งหรือเชื่อมโยงข้อมูลดังกล่าวเพื่อเปิดเผยข้อมูลข่าวสารแก่ประชาชน ณ ศูนย์กลางข้อมูลเปิดภาครัฐ (Open Government Data of Thailand) หรือสามารถเข้าไปดูได้ที่ใน เว็บไซต์ https://data.go.th/landing โดยข้อมูลที่สามารถเผยแพร่ได้จะอยู่ในรูปแบบไฟล์ที่สามารถแสดงตัวอย่างข้อมูล (Preview)... read more

  ปัจจุบัน ดิจิทัลออนไลน์นับเป็นปัจจัยที่ 5 ที่สำคัญต่อการดำเนินชีวิตของทุกคน โดยในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด 19 ทำให้หลายหน่วยงานรัฐตื่นตัว หันมาใช้ระบบออนไลน์ในการจัดการการทำงานมากยิ่งขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อไม่นานมานี้ ทางรัฐบาลได้ลงมติเห็นชอบร่าง พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ว่าด้วยการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อส่งเสริมการทำงานในรูปแบบออนไลน์ ทำให้เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้หน่วยงานรัฐ และสถานที่ราชการหลายแห่งเร่งแผนพัฒนาการให้บริการแบบดิจิทัล เพื่อรองรับการใช้งานระบบจัดการเอกสารออนไลน์ในการติดต่อ ทำเรื่องด้วยเอกสารออนไลน์ได้   ตอนนี้เรามาอัปเดตหน่วยงานราชการกันดีกว่า ว่าตอนนี้มีหน่วยงานไหนบ้างที่สามารถติดต่อออนไลน์ได้ ไม่ต้องเดินทางไปถึงสถานที่ราชการให้เสียทั้งค่าเดินทาง และเสียทั้งเวลา   หน่วยงานรัฐไหนบ้าง? ที่สามารถติดต่อออนไลน์ได้ 1. กรมการขนส่งทางบก เริ่มกันด้วยที่กรมการขนส่งทางบก ที่เรียกว่าเหล่าคนขับขี่รถทั้งหลายที่ต้องไปสอบใบขับขี่จะรู้จักกันเป็นอย่างดี ตั้งแต่มีสถานการณ์โควิด 19 กรมการขนส่งทางบกได้ปรับเปลี่ยนวิธีการดำเนินงานใหม่ สามารถติดต่อขอเอกสารออนไลน์เพื่อทำการสอบใบขับขี่รวมถึงการอบรมความรู้ด้านการจราจร ซึ่งเอกสารที่สามารถติดต่อออนไลน์จากกรมการขนส่งทางบกได้ มีดังนี้   จองคิวทำใบขับขี่ เสียภาษีรถยนต์ ขอเลขทะเบียนรถ ทั้งนี้การติดต่อเอกสารกับทางกรมการขนส่งทางบก อาจจะไม่ได้เป็นเอกสารที่เป็นกระดาษ แต่จะเป็นรูปแบบ e-Service ที่พร้อมให้บริการแบบออนไลน์ ทำให้ขั้นตอนการติดต่อต่าง ๆ สะดวกขึ้นเป็นอย่างมาก   2. กรมสรรพสามิต เป็นหน่วยงานในสังกัดกระทรวงการคลัง มีหน้าที่และความรับผิดชอบในการจัดเก็บภาษีสรรพสามิต เพื่อเป็นรายได้ของรัฐ โดยทุกวันนี้เราสามารถติดต่อทางออนไลน์กับทางกรมสรรพสามิตในบริการหลักอย่าง การยื่นภาษีออนไลน์ ได้แล้ว แต่ทั้งนี้กรมสรรพสามิตยังมีบริการอื่น ๆ... read more

  เชื่อว่าในสังคมเรามีผู้คนมากมายที่พยายามผลักดันตนเองให้ทันสมัยไปพร้อม ๆ กับโลกที่เปลี่ยนแปลงไปสู่ยุคดิจิทัล หลายองค์กรจึงเริ่มหันมาพัฒนาขั้นตอนการทำงานให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น เพื่อตอบโจทย์พฤติกรรมของบุคลากร ที่เป็นปัจจัยสำคัญ ในการขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตไปข้างหน้า ซึ่งหนึ่งในแนวทางพัฒนา คือการปรับตามหลักมาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพ ISO 9001:2015 ที่ระบุว่า ทุกการดำเนินงานภายในองค์กรต้องสามารถควบคุมและตรวจสอบได้ เพราะฉะนั้นการที่องค์กรจะเป็นที่ยอมรับจากสังคมตามหลักสากล ย่อมต้องมีมาตรฐานเหล่านี้เข้ามาเป็นหลักประกันความน่าเชื่อถือให้แก่บุคคลภายนอก   ซึ่งเริ่มต้นได้จากคุณภาพกระบวนการของงานเอกสารตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำ จัดเก็บ เข้าถึง ค้นหา แจกจ่าย ตลอดจนการทิ้งหรือทำลายเอกสาร ที่องค์กรควรมีการควบคุมให้เป็นไปตาม Flow ที่วางไว้ และสามารถตรวจสอบได้ในทุกกรณี ซึ่งปัจจุบันมีหลายองค์กรเลือกใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document เข้ามาทดแทนเอกสารกระดาษมากขึ้น เนื่องจากประโยชน์ที่โดดเด่นของ e-Document ช่วยลดเวลาทำงานของบุคลากรและเพิ่มประสิทธิภาพงานเอกสารขององค์กรให้ดีขึ้นได้ ที่สำคัญการใช้ควบคู่กับ ระบบจัดการเอกสาร Document Management System: DMS เพื่อจัดระเบียบเอกสารให้ดำเนินไปตามกระบวนการเฉพาะของแต่ละองค์กร นั้นตรงกับเงื่อนไขจากมาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพข้างต้น แต่เนื่องจาก e-Document ยังถือเป็นเทคโนโลยีใหม่สำหรับบางองค์กร จึงทำให้มีข้อสงสัยและความกังวลที่บางท่านยังไม่มั่นใจในเครื่องมือการทำงานชนิดนี้ วันนี้ Ditto จะมาตอบ 4 คำถาม ที่มักได้รับจากลูกค้าหรือองค์กรที่ใช้บริการระบบจัดการเอกสารกับเรา... read more

  จากบทวิเคราะห์ของ Harvard Business Review พบว่าในปี 2022 มีหลายเทรนด์ที่จะเข้ามามีบทบาทในองค์กรทั่วโลก โดยระบุว่าเราจะยังคงอยู่กับการทำงานแบบผสมผสาน (Hybrid work) ระหว่าง Offline และ Online แบบนี้ไปเรื่อย ๆ ซึ่งจะส่งผลให้องค์กรเกิดความผันผวนมากขึ้น ทั้งสถานที่ทำงาน, จำนวนคน, อุปกรณ์การทำงาน, ระยะเวลา รวมถึงกระบวนการทำงานก็ควรปรับให้เข้ากับโลกที่กำลังถูกเปลี่ยนแปลงด้วยเทคโนโลยี วันนี้ Ditto ขอสรุปเป็น 5 แนวคิดหลักที่มีโอกาสเกิดขึ้นในการทำงานขององค์กรปี 2022 นี้แน่นอน   5 แนวคิดการทำงาน ปี 2022 1. ความรู้ ความเข้าใจ ความสามารถของบุคลากรคือสิ่งสำคัญที่สุด   การสร้างทักษะใหม่หรือพัฒนาทักษะเดิม ที่พนักงานมีความเคยชินจนสามารถทำได้อย่างถนัดอยู่แล้วให้ดีขึ้นไปอีกระดับ จะช่วยให้ผลลัพธ์ของงานออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้นและสร้างผลกำไรได้ในอนาคต เพราะฉะนั้นผู้นำองค์กรควรหาโอกาสที่จะให้ความรู้และสนับสนุนบุคลากรอย่างเต็มที่ในด้านนี้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น ในประเทศสิงคโปร์มีโครงการพัฒนาทักษะแรงงานเพื่อช่วยให้บุคลากรระดับกลางได้เรียนรู้สิ่งใหม่ที่จำเป็นต่อการทำงาน ตั้งแต่ทักษะสำคัญ เช่น วิธีการแก้ปัญหา การศึกษาข้อมูลเชิงลึกแล้วนำมาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาองค์กร รวมไปถึง Soft Skill อย่างทักษะการประสานงาน การสื่อสาร... read more