หากคุณกำลังมองหาวิธีจัดการงานเอกสารและกระบวนการทำงานในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น Workflow Automation อาจเป็นคำตอบที่คุณกำลังตามหา ระบบนี้ไม่เพียงช่วยจัดการขั้นตอนการทำงานง่ายและสะดวกขึ้นเพียงเท่านั้น แต่ยังช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน ประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักกับ Workflow Automation และวิธีการนำไปใช้เพื่อพัฒนาองค์กรของคุณกัน
Workflow Automation คืออะไร
Workflow Automation คือระบบที่ช่วยให้กระบวนการทำงานต่าง ๆ ในองค์กรสามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ โดยอาศัยการตั้งค่ากฎเกณฑ์และเงื่อนไขต่าง ๆ ไว้ล่วงหน้า ระบบจะทำงานตามลำดับขั้นตอนที่กำหนดไว้โดยไม่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงจากพนักงาน ตั้งแต่ระบบจัดเก็บเอกสาร รวบรวมข้อมูล การประมวลผลข้อมูล ไปจนถึงการส่งต่อข้อมูลไปยังระบบหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง ทำงานร่วมกันกับระบบ Automation ทำให้การทำงานมีความรวดเร็ว แม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
Workflow Automation มีกี่ประเภท อะไรบ้าง
Workflow Automation สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลักตามลักษณะการทำงานและการนำไปใช้งาน ได้แก่
Business Process Workflow (BPM)
Business Process Workflow หรือ BPM เป็นการนำ Workflow Automation มาใช้ในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและตอบสนองความต้องการของลูกค้า โดยการใช้ระบบการจัดการเอกสารและระบบอัตโนมัติต่าง ๆ มาช่วยในการทำงาน ตั้งแต่การรับคำสั่งซื้อ การอนุมัติเอกสาร การจัดการสต็อกสินค้า ไปจนถึงการจัดส่งสินค้า ทำให้กระบวนการทำงานทั้งหมดเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
Robotic Process Workflow
Robotic Process Workflow (RPA) เป็นการนำหุ่นยนต์หรือโปรแกรมอัตโนมัติมาช่วยในการทำงานที่มีรูปแบบซ้ำ ๆ เช่น การป้อนข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้อง การส่งอีเมล การจัดการคำสั่งซื้อ โดยสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่มีข้อผิดพลาด
ข้อดีของ Workflow Automation
- ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ Workflow Automation ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานสำหรับงานที่ทำซ้ำๆ และยังช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการทำงานด้วยมือ
- ประหยัดเวลา ระบบสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่ต้องพัก ทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นและพนักงานมีเวลาไปทำงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มอื่น ๆ
- เพิ่มความโปร่งใสการทำงาน ทุกขั้นตอนการทำงานถูกบันทึกไว้ในระบบ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ ช่วยลดปัญหาการทุจริตและความผิดพลาด
- รองรับการทำงานจากทุกที่ พนักงานสามารถเข้าถึงระบบและทำงานได้จากทุกที่ผ่านระบบ digital transformation
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า การทำงานที่รวดเร็วและแม่นยำช่วยให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น
สามารถนำระบบ Workflow Automation ไปต่อยอดธุรกิจได้อย่างไรบ้าง
- ด้านการตลาดและการขาย ระบบสามารถจัดการแคมเปญการตลาด ส่งอีเมลอัตโนมัติ ติดตามลูกค้า และจัดการข้อมูลลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ด้านการเงินและบัญชี ช่วยในการออกใบแจ้งหนี้ การติดตามการชำระเงิน การทำรายงานทางการเงิน และการจัดการงบประมาณได้อย่างอัตโนมัติ
- ด้านทรัพยากรบุคคล จัดการกระบวนการรับสมัครงาน การอนุมัติวันลา การจ่ายเงินเดือน และการฝึกอบรมพนักงานได้อย่างมีระบบ
- ด้านการผลิตและคลังสินค้า ควบคุมการผลิต จัดการสต็อกสินค้า ติดตามการขนส่งและจัดการห่วงโซ่อุปทานได้แบบเรียลไทม์
- ด้านความปลอดภัยข้อมูล ดูแลระบบเครือข่าย จัดการสิทธิ์การเข้าถึงและป้องกันภัยคุกคามทางไซเบอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สรุปบทความ
Workflow Automation เป็นเทคโนโลยีที่มีบทบาทสำคัญในการพัฒนาองค์กรยุคดิจิทัล ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน องค์กรที่นำระบบนี้มาใช้อย่างเหมาะสมจะสามารถปรับตัวรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้ดี และเติบโตอย่างยั่งยืนในยุคดิจิทัล การเลือกระบบที่เหมาะสมและการวางแผนการใช้งานที่ดีจะช่วยให้การนำ Workflow Automation มาใช้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร
Ditto มีบริการระบบ Workflow Automation ให้กับองค์กรของคุณ ด้วยโซลูชันที่ครอบคลุมทั้ง Document Management System (DMS), Enterprise Content Management (ECM) และ Robotic Process Automation (RPA) ที่ถูกพัฒนาอย่างต่อเนื่อง พร้อมทีมผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยวางแผนและออกแบบระบบให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรคุณโดยเฉพาะ นอกจากนี้ยังมีบริการ Business Process Outsourcing (BPO) ที่จะช่วยเติมเต็มกระบวนการทำงานทั้งหมดแบบครบวงจรอีกด้วย
ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
📱063 204 0321
Line ID: @dittothailand
