เมื่อไม่กี่ปีก่อนหลายคนน่าจะเคยได้ยินข่าว เรื่องการชูนโยบาย Thailand 4.0 สังคมไทยไร้กระดาษ ราชการ Paperless กันมาแล้ว ซึ่งที่ผ่านมาก็มีหน่วยงานราชการไทย ที่ได้ดำเนินตามนโยบาย Paperless ไปบ้าง ซึ่งจะมีองค์กรไหน และมีการทำงานอย่างไร อ่านได้ในบทความนี้
ภาครัฐที่หันมาทำงานแบบ Paperless
กรมการค้าต่างประเทศ กระทรวงพาณิชย์
มีการปรับปรุงงานบริการ ยกเลิกการใช้กระดาษ ลดขั้นตอนและค่าใช้จ่ายให้กับผู้ประกอบการ เชื่อมโยงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และองค์กรในต่างประเทศ มีการใช้ระบบลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ สามารถส่งคำขอได้ตลอด 24 ชั่วโมง และภายหลังเอกสารได้รับการตรวจสอบข้อมูลถูกต้องก็จะแจ้งผลการอนุมัติผ่านระบบคอมพิวเตอร์
กรมบังคับคดี
มีนโยบายผลักดันวงการสีกากีไทย ให้ใช้ระบบ Paperless ในองค์กรมากขึ้น โดยนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่มาใช้ ในการรับส่งหนังสือราชการ และ ยื่นคำร้องทางอิเล็กทรอนิกส์
จะเห็นได้ว่าราชการบางส่วน เริ่มมีการทำงานแบบ Paperless และสนับสนุนให้มีการจัดทำ e-Document กันมากขึ้น ซึ่งนับตั้งแต่วันแรกที่มีการประกาศ นโยบาย Thailand 4.0 จนถึงปัจจุบันนี้ มีเอกสารที่ทางราชการ สามารถออกเอกสารเป็นแบบ e-Document ให้กับประชาชนใช้งานได้สะดวกขึ้น
ตัวอย่างเอกสารที่ราชการออกให้ ในรูปแบบ e-Document
เอกสารรับรองการฉีดวัคซีน
ภายหลังการฉีดวัคซีนครบโดสแล้ว กระทรวงสาธารณสุข จะออกใบรับรองการรับวัคซีนแบบดิจิทัลหรือ (Smart Vaccine Certification) ให้ในรูปแบบ QR Code เฉพาะบุคคลไม่ซ้ำกัน ซึ่งจะระบุรายละเอียดที่เกี่ยวกับการฉีดวัคซีนเอาไว้ เช่น วันที่ฉีดวัคซีน, ชื่อวัคซีน, บริษัทผู้ผลิต, รุ่นการผลิต, หน่วยงานที่เข้าไปรับบริการ โดยใบรับรองนี้จะถูกส่งไปที่ Line OA หมอพร้อม และแอปพลิเคชันหมอพร้อม
ใบขับขี่ออนไลน์
กรมการขนส่งทางบก ประกาศเปิดใช้งานใบขับขี่อิเล็กทรอนิกส์ ให้ดาวน์โหลดแอปพลิเคชันติดตั้งบนมือถือ นอกจากนี้ใบขับขี่อิเล็กทรอนิกส์ ยังมีประโยชน์ตรงที่
- แสดงใบขับขี่อิเล็กทรอนิกส์บนสมาร์ตโฟน ให้เจ้าหน้าที่ได้เมื่อถูกเรียกตรวจ ไม่ต้องใช้ใบขับขี่ตัวจริง
- มีระบบแจ้งเตือนการเปลี่ยนประเภทใบขับขี่ หรือยื่นคำร้องขอต่อใบขับขี่ล่วงหน้า
- แสดงข้อมูลส่วนตัว และข้อมูลทางการแพทย์ เผื่อกรณีฉุกเฉินต้องได้รับการช่วยเหลือโดยด่วน
- แชร์ตำแหน่งปัจจุบัน และหมายเลขทะเบียนผู้ขับขี่ เมื่อเกิดอุบัติเหตุ
e-Passport
หนังสือเดินทางแบบใหม่ที่ออกโดยกรมการกงสุล มีความแตกต่างจากแบบเดิมตรงที่
- มีการใช้ข้อมูลบันทึกชีวภาพ (Biometric Data) ได้แก่ ลายนิ้วมือ และรูปถ่ายใบหน้าไว้บน Contactless Integrated Circuit ซึ่งเป็นชิปฝังอยู่ในเล่มหนังสือเดินทาง เปลี่ยนการจัดเก็บข้อมูลทางชีวภาพ จากกระดาษให้อยู่ในรูปแบบชิปแทน ลดความสิ้นเปลืองจากการใช้กระดาษคุณภาพสูง ในการทำพาสปอร์ต
- ในรูปภาพรูปที่สองบนหนังสือเดินทางจะใช้รูปถ่ายสีจริง ที่ผ่านกระบวนการบันทึกด้วยรังสียูวี เพิ่มความปลอดภัยให้หนังสือเดินทาง ทำให้ปลอมแปลงเอกสารได้ยากขึ้น
ทำให้ทุกครั้งที่มีการออกหนังสือเดินทางแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ร้องขอจะต้องเดินทางมาทำพาสปอร์ตด้วยตัวเองเท่านั้น เพราะต้องมีการบันทึกข้อมูลทางชีวภาพ เช่น การพิมพ์ลายนิ้วมือ และการถ่ายภาพใบหน้า เพื่อบันทึกลงในชิปที่ฝังอยู่บนเล่มหน้าปก และเพื่อให้การใช้งาน e-Passport เกิดประสิทธิภาพสูงสุดและข้อมูลทางชีวภาพไม่คลาดเคลื่อน กรมการกงสุลจึงกำหนดให้อายุการใช้งานต่อเล่มมีอายุเพียง 5 ปีเท่านั้น
e-Ticket ตั๋วเครื่องบินอิเล็กทรอนิกส์
ข้อนี้อาจเป็นที่สงสัยว่า ทำไมถึงถูกจัดอยู่ในหมวดเอกสารราชการ? เหตุเพราะ เมื่อมีการเดินทางไปต่างประเทศ ผู้เดินทางจะต้องยื่นเอกสารแสดงความประสงค์ ประกอบการพิจารณาอนุญาตให้ออกวีซ่าเดินทาง ซึ่งหนึ่งในเอกสารที่ใช้พิจารณา จะมีตั๋วเครื่องบินที่แสดงวัน และเวลาเดินทางรวมอยู่ด้วย ซึ่งตามหลักแล้วหนังสือที่หน่วยงานอื่นที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือเอกสารจากบุคคลภายนอก ที่มีมาถึงส่วนราชการ จะถูกจัดว่าเป็นเอกสารราชการทั้งสิ้น ฉะนั้นตั๋วเครื่องบิน จึงถูกจัดให้อยู่ในหมวดหมู่เอกสารราชการด้วยเช่นกัน
ซึ่ง e-Ticket หรือตั๋วเครื่องบินอิเล็กทรอนิกส์ ของสายการบินแทบทุกสาย ได้พัฒนาและใช้ในการบริการผู้โดยสารมานานหลายปีแล้ว เพราะช่วยลดต้นทุน ปัญหาเอกสารเยอะเกินไป อำนวยความสะดวกให้ในฝั่งของผู้โดยสาร จัดการเรื่องเอกสารเดินทางได้สะดวก รวดเร็วขึ้น
บัตรประกันสังคมออนไลน์
หมดยุคพกบัตรประกันสังคมนานแล้ว เพราะกระทรวงแรงงาน สำนักงานประกันสังคม ได้ออกมาประกาศว่า ตั้งแต่ วันที่ 1 ม.ค. 61 เป็นต้นไป จะยกเลิกการพิมพ์บัตรรับรองสิทธิการรักษาพยาบาล แต่หันมาให้บริการในรูปแบบของ Web Service และ Mobile Application เพื่อปรับปรุงบริการ ทดแทนการใช้สำเนาเอกสาร และรองรับนโยบาย Thailand 4.0
จนถึงตอนนี้ก็พอทราบกันดีแล้วว่า หน่วยงานหลายแห่งทั้งภาครัฐและเอกชน ต่างก็ให้ความสนใจและความสำคัญ กับการเปลี่ยนเอกสารกระดาษแบบเดิมไปเป็น e-Document ซึ่งช่วยให้การทำงานสะดวกยิ่งขึ้น และเพิ่มความคุ้มค่าการใช้งานเอกสารอย่างถึงที่สุด แม้จะเป็นองค์กรขนาดเล็กแค่ไหนก็ตาม ถ้ามีการใช้ e-Document ไปพร้อมกับการวางระบบ DMS ไปด้วยแล้วล่ะก็ จะเป็นตัวช่วยสำคัญที่บรรเทาภาระต้นทุนที่สูงเกินไป และเพิ่มเวลาการทำงานในส่วนอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อ้างอิง
News.trueid.net, canberra.thaiembassy.org, thaitravelcenter.com
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
