อย่างที่เราทราบกันดีกว่าในยุค Digital Transformation ที่องค์กรส่วนใหญ่พยายามสร้างความเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ธุรกิจก้าวตามทันเทคโนโลยี ด้วยการนำระบบและเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาปรับใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำธุรกิจ และสร้างความเติบโตได้อย่างยั่งยืน แต่นอกจากนั้นแล้ว สิ่งที่องค์กรต่างให้ความสำคัญไม่แพ้กันคือการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม จึงได้มีการนำระบบการขออนุมัติเอกสารออนไลน์ที่โดดเด่นด้านการลดปริมาณกระดาษอย่าง “e-Memo” มาปรับใช้ในองค์กร
ในบทความนี้จะพามาทำความรู้จักกันว่า e-Memo คืออะไร? อำนวยความสะดวกให้กับองค์กรและสร้างประโยชน์อย่างไรบ้าง?
ทำความรู้จัก e-Memo คืออะไร
e-Memo คือ ระบบจัดการและอนุมัติเอกสารด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเอกสารและขั้นตอนการอนุมัติต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทดแทนการอนุมัติแบบเดิมที่ต้องใช้กระดาษ ทำให้ลดต้นทุน ประหยัดเวลา และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ซึ่ง e-Memo คือระบบที่เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เป็นดิจิทัล และเพิ่มความสะดวกด้วยการอนุมัติออนไลน์
คุณสมบัติที่โดดเด่นของ e-Memo
- e-Memo สามารถสร้าง จัดเก็บ และค้นหาเอกสารได้ง่าย
- ช่วยให้การสื่อสาร การประสานงานภายในองค์กร รวดเร็วมากขึ้น
- กำหนดลำดับขั้นตอนการอนุมัติ (Workflow) ได้ตามต้องการ
- ติดตามสถานะเอกสารแบบ Real-time ทุกที่ทุกเวลา
- ลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ได้อย่างปลอดภัย
- เชื่อมต่อข้อมูลกับระบบอื่น ๆ ในองค์กรได้
ประโยชน์ของการใช้ e-Memo
ซึ่งระบบ e-Memo คือการทำ Digital Workflow สำหรับการอนุมัติเอกสารทั่วไป จึงมีประโยชน์ดังต่อไปนี้
1. ลดการใช้กระดาษ ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม
ประโยชน์ข้อแรกของการใช้ e-Memo คือ ลดปริมาณใช้กระดาษในองค์กร ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม เนื่องจากระบบ e-Memo โดดเด่นด้านการลดการใช้กระดาษ ไม่ต้องใช้กระดาษเพื่ออนุมัติเอกสารแบบเดิม ๆ ตอบโจทย์แนวคิด Paperless ช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารสามารถใช้ประโยชน์จากพื้นที่ได้มากขึ้น และเมื่อมีการใช้กระดาษน้อยลง จะส่งผลให้การตัดต้นไม้เผื่อผลิตกระดาษให้น้อยลงอีกด้วย
2. ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ทำให้การอนุมัติเร็วขึ้น
ประโยชน์ข้อถัดไปของการใช้ e-Memo คือ ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ทำให้การอนุมัติเร็วขึ้น จากการดำเนินอนุมัติเอกสารแบบเดิมที่ต้องส่งเอกสารกระดาษระหว่างแผนก หรือการส่งเอกสารระหว่างองค์กรที่อาจจะต้องใช้ระยะเวลาในการดำเนินงานหลายวัน การใช้ระบบ e-Memo จะช่วยลดเวลาในการอนุมัติให้รวดเร็วยิ่งขึ้น
3. สามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านอินเทอร์เน็ต
การใช้ e-Memo ช่วยให้สามารถเข้าถึงเอกสารออนไลน์และอนุมัติได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต ซึ่งเหมาะกับรูปแบบการทำงานในปัจจุบันที่เน้นทำงานแบบ Hybrid Working ทำให้การทำงานมีความสะดวก ราบรื่น และเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพแม้จะทำงานจากทางไกล
4. ป้องกันเอกสารสูญหาย ด้วยระบบสำรองข้อมูลที่ปลอดภัย
ประโยชน์ข้อสุดท้ายของการใช้ e-Memo คือ ป้องกันความเสี่ยงในการทำงานเอกสาร เช่น การสูญหาย หรือเกิดความเสียหายในขณะที่ส่งไปมาระหว่างแผนก ละมีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะรั่วไหล ระบบ e-Memo ที่จัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลและมีระบบการสำรองข้อมูล จะช่วยให้เอกสารถึงมือผู้บริหารอย่างสมบูรณ์ ประหยัดในการอนุมัติ และรักษาข้อมูลสำคัญไม่ให้รั่วไหล
ข้อสงสัยเกี่ยวกับ e-Memo
อ่านมาถึงตรงนี้ ทุกคนคงเข้าใจกันแล้วว่า e-Memo คืออะไร มีคุณสมบัติและประโยชน์ที่โดดเด่นจากการอนุมัติเอกสารแบบเดิมอย่างไร ในหัวข้อนี้เราจะมาไขข้อสงสัยเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบ e-Memo กัน
e-Memo เหมาะกับองค์กรใดบ้าง
e-Memo เหมาะสำหรับองค์กรทุกประเภท ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็ก, SMEs ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ โดยสามารถประยุกต์ใช้ได้กับหลายภาคธุรกิจ ที่มีเป้าหมายในการปรับปรุงการอนุมัติเอกสารแบบเดิมให้มีความสะดวกสบาย และลดเวลาในการดำเนินงานให้รวดเร็วมากขึ้น
e-Memo ปลอดภัยไหม
e-Memo ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลเป็นอันดับแรก ใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสมาตรฐานสากล พร้อมกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานและการเข้าถึง เพื่อให้มั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณจะไม่รั่วไหล
เริ่มต้นจัดการเอกสารด้วยระบบ e-Memo
โดยสรุปแล้ว e-Memo คือ ระบบจัดการเอกสารและอนุมัติออนไลน์ที่จะช่วยให้องค์กรของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย พร้อมเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลสำคัญ ซึ่งนอกจากระบบ e-Memo แล้ว คุณยังสามารถนำระบบจัดการเอกสาร DMS ของ Ditto ที่โดดเด่นด้านการแปลงเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และยังมีฟังก์ชันที่ตอบโจทย์การใช้งานครอบคลุมทุกระบบงานเอกสารมากมาย อีกทั้งยังสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมต่าง ๆ ได้ เช่น ระบบ SAP, ERP, CRM และอื่น ๆ โดยมี e-Memo เป็นหนึ่งในนั้น ภายใต้การพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่องมาประยุกต์ใช้กับธุรกิจของคุณเพื่ออำนวยความสะดวก ลดขั้นตอนการทำงาน ประหยัดต้นทุน และเป็นการอนุรักษ์ทรัพยากรได้อย่างยั่งยืน
ติดต่อสอบถามข้อมูลระบบจัดการเอกสาร เพิ่มเติม
📞 02-517-555
📱063 204 0321
Line ID: @dittothailand
