ก้าวสู่องค์กรไร้กระดาษในการทำงานยุค 5G ด้วย e-Document

หลายประเทศจึงหันมาให้ความสนใจกับเทคโนโลยีสีเขียว และตั้งปณิธานที่จะลดการตัดต้นไม้กันมากขึ้น จึงเกิดเป็นนโยบายที่ช่วยผลักดันเทคโนโลยีสมัยใหม่ อย่าง e-Document ที่ไม่ต้องพึ่งพาการจัดเก็บข้อมูลลงบนกระดาษเข้ามาใช้งานมากขึ้น ซึ่งถือเป็นการมีส่วนช่วยลดการตัดต้นไม้มาทำกระดาษไปโดยปริยาย ผนวกกับอินเทอร์เน็ตความเร็ว 5G ที่เข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตทำให้ e-Document กลายเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกใช้งานกันอย่างแพร่หลายมากขึ้น

เพื่อขานรับการมาของยุคดิจิทัล องค์กรหลายแห่งจึงมีเป้าหมายเพื่อนำพาองค์กรเข้าสู่ระบบ Paperless ใช้งานกระดาษให้น้อยที่สุด ส่งเสริมการใช้งานผ่านระบบดิจิทัลมากขึ้น เพื่อจุดประสงค์สำคัญ ดังนี้

• ลดต้นทุนและความสิ้นเปลืองทรัพยากรจากการใช้งานเอกสารกระดาษ เช่น ดินสอ ปากกา หมึกพิมพ์ เครื่องพิมพ์ หรือเครื่องทำลายเอกสาร ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการใช้งานกระดาษที่มีต้นทุนต่อชิ้นสูง และต้องเสียค่าบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง ทำให้สิ้นเปลืองทั้งงบประมาณ ทรัพยากรและค่าใช้จ่าย รวมถึงค่าอุปกรณ์และพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสาร ที่นับวันมีแต่เพิ่มมากขึ้นอย่างไร้จุดสิ้นสุด

• ลดเวลาและขั้นตอนในการทำงาน เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลปริมาณมหาศาลในรูปแบบกระดาษทำให้ยากต่อการค้นหา หรือการดำเนินงานผ่านเอกสารที่ต้องใช้เวลานานกว่าจะส่งเรื่องถึงหัวหน้างานและส่งกลับมา ด้วยความลำบากในจุดนี้ e-Document จึงเป็นตัวช่วยสำคัญที่มาเพื่อแก้ไขปัญหานี้โดยเฉพาะ เพียงแค่สแกนเอกสารกระดาษ แปลงเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อนำเข้าใช้งานในระบบจัดการเอกสาร ทำให้ไม่ต้องหอบกองเอกสารเข้า-ออกให้ยุ่งยากอีกต่อไป ช่วยลดโอกาสเอกสารชำรุด หรือสูญหายได้เป็นอย่างดี

• สามารถรวบรวม ตรวจสอบ จัดเก็บ และจำแนกข้อมูลได้อย่างเป็นระเบียบ เพราะหน่วยความจำของอุปกรณ์บันทึกข้อมูลสมัยนี้ได้มีการพัฒนาความจุได้มากกว่า 1TB แล้ว ซึ่งเทียบเท่ากับการใช้กระดาษนับล้านแผ่น ทำให้จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปริมาณมหาศาลได้ สร้างไฟล์จำแนกข้อมูลได้ไม่จำกัด ตรวจสอบได้ง่ายรวดเร็ว เข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ และยังสามารถติดตามขั้นตอนเอกสารได้อย่างเรียลไทม์ผ่านระบบ DMS (Document Management System) ที่เรียกได้ว่า “ครบจบในที่เดียว”

• มีความปลอดภัยสูงในการป้องกันการเข้าถึงเอกสาร ข้อมูลบางอย่างไม่อนุญาตให้เข้าถึงได้ทุกคน จึงต้องมีการจัดเก็บ เข้ารหัสไว้อย่างแน่นหนา และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เท่านั้น หากเป็นเอกสารแบบเก่า การจำกัดการเข้าถึงข้อมูลอาจทำได้ยากกว่าและมีช่องโหว่มากกว่า อีกทั้งหากเก็บไว้นานกระดาษอาจเสื่อมสภาพไปตามธรรมชาติ ทำให้ข้อมูลสูญหาย ดังนั้นเอกสารที่ถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ผ่านระบบ DMS (Document Management System) ที่สามารถจัดระบบป้องกันการเข้าถึงได้แน่นหนากว่า พร้อมในการตรวจสอบย้อนหลังว่าใครเข้าไปใช้งานไฟล์ที่เก็บไว้ และยังง่ายต่อการ Back Up สำรองข้อมูลไว้กรณีไฟล์เสียหายอีกด้วย

• ความน่าเชื่อถือ ประเด็นนี้ยังค่อนข้างเป็นสิ่งใหม่ในสังคมอยู่ เพราะในกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องในทางกฎหมาย หรือหลักฐานทางธุรกิจ เอกสารกระดาษย่อมเป็นข้อมูลยืนยันที่มีความน่าเชื่อถือสูงกว่า แต่อย่างไรก็ตาม ตามหลักกฎหมายแล้วไม่ว่าเอกสารจะเป็นรูปแบบใด ขอแต่เพียงมีลายมือชื่อยืนยันข้อมูลในเอกสาร ย่อมมีผลบังคับทางกฏหมายได้ ด้วยเหตุนี้ จึงมึการใช้ e-Document กันอย่างแพร่หลายมากขึ้นในหลาย ๆ องค์กร

• ป้องกันการสูญหายได้ การจัดเก็บเอกสารแบบ e-Document สามารถป้องกันความเสี่ยงในการชำรุดหรือสูญหายของเอกสารได้มากกว่าการเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ เพราะเมื่อคุณสร้างไฟล์ e-Document แล้ว เอกสารจะยังคงอยู่ ยกเว้นเสียแต่จะมีการกดลบเอกสาร ซึ่งเมื่อเทียบกับการใช้เอกสารแบบกระดาษที่ต้องจัดเก็บใหม่ทุกครั้งหลังใช้งาน จะมีโอกาสสูญหายได้ในทันที หากเอกสารนั้นไม่ถูกจัดเก็บในแฟ้มที่ถูกต้องอย่างเป็นระเบียบ ทำให้ e-Document ตอบโจทย์ในการลดความเสี่ยงการสูญหายของเอกสารได้เป็นอย่างดี และยิ่งตอนนี้มีเทคโนโลยีใหม่อย่าง Smart Contract บนระบบ Blockchain ที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของเอกสารมากยิ่งขึ้น เป็นตัวการันตีได้เลยว่าบริษัทต่าง ๆ จะหันมาทำสัญญาและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ e-Document กันมากขึ้น