Ditto เชื่อว่าปัญหาการชำระเงินล่าช้า เป็นปัญหาน่าปวดหัว ที่ทุกธุรกิจมักต้องเผชิญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ผู้ประกอบการหลายท่านอาจคิดว่า ปัญหาเหล่านี้เกิดจากฝั่งลูกค้าเพียงฝ่ายเดียว แต่เชื่อหรือไม่ว่าในบางกรณี สาเหตุของการชำระเงินล่าช้าก็อาจมาจาก “Invoice Processing” หรือขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ของธุรกิจคุณก็เป็นได้ ดังนั้นวันนี้เราจึงอยากจะมาแชร์เคล็ดลับการออกใบแจ้งนี้ ให้กับผู้ที่สนใจได้รู้กันครับ ว่าต้องทำอย่างไรลูกค้าถึงจะชำระเงินไวที่สุด โดยที่เราไม่ต้องมานั่งทวงให้เสียเวลา
1. ข้อมูลถูกต้องครบถ้วน กระชับ และได้ใจความ
ทุกครั้งที่ออกใบแจ้งหนี้ ตัวธุรกิจต้องทำให้แน่ใจว่าข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่บนเอกสารนั้นถูกต้อง ครบถ้วน และตรงประเด็น เงื่อนไขหรือข้อตกลงที่ควรแจ้งต้องถูกระบุให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยเฉพาะจำนวนเงินที่ต้องชำระ และวันเวลาที่ครบกำหนดต้องห้ามผิดพลาดเป็นอันขาด สิ่งเหล่านี้ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ตัวธุรกิจต้องใส่ใจมากเป็นพิเศษ เพราะถ้าหากข้อมูลบนใบแจ้งหนี้คลาดเคลื่อนจนเกิดความเข้าใจผิด การชำระเงินของลูกค้าก็จะมีปัญหาติดขัดขึ้นมาทันที นอกจากธุรกิจคุณจะได้รับเงินล่าช้าไปกว่าเดิมแล้ว ตัวองค์กรอาจต้องเสียความน่าเชื่อถือไปอีกด้วย
คำแนะนำ : เคล็ดลับการออกใบแจ้งหนี้ที่อ่านแล้วเข้าใจง่าย
- ไม่ใช้คำซับซ้อน พยายามตรงประเด็นเข้าไว้ พยายามหลีกเลี่ยงคำหรือประโยคที่ซับซ้อนเข้าใจยากบนใบแจ้งหนี้ เราต้องทำให้ลูกค้าหรือผู้ที่อ่านเข้าใจได้อย่างทันทีเพื่อลดความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น
- ตัวเลขชัดเจน ใช้คำย่อวันเวลาให้ถูกต้อง ตัวเลขบนใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งที่สำคัญมากเป็นอันดับต้น ๆ เราควรตรวจเช็คจุดทศนิยมและลูกน้ำทุกครั้งที่ออกเอกสาร รวมถึงวันและเวลา ที่ตัวองค์กรใช้ควรเป็นวันที่แบบสากลเข้าใจได้ในทันที
- สร้างตารางหรือวางเลย์เอาท์เอกสารให้เข้าใจง่าย การสร้างตารางหรือวางเลย์เอาท์ของเอกสารใบแจ้งหนี้ควรออกแบบให้ดี อย่าพยายามวางช่องหรือตีตารางที่ซับซ้อนเกินความจำเป็น เพราะเวลาลูกค้าอ่าน อาจเกิดความสับสนเข้าใจผิด จนทำให้ Invoice Processing ขององค์กรล่าช้าตามไปด้วย
2. สร้างและส่งใบแจ้งหนี้ในทันที
หลังการตกลงซื้อขายเสร็จสิ้น ตัวธุรกิจควรสร้างและออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าในทันที เพราะยิ่งคุณออกเอกสารได้เร็วมากเท่าไหร่ ก็มีโอกาสที่ลูกค้าจะชำระเงินได้ไวมากขึ้นเท่านั้น อีกทั้งการออกใบแจ้งหนี้หลังจบกิจกรรมการซื้อขาย ก็จะช่วยให้คนทำงานจดจำรายละเอียดที่พึ่งผ่านไปได้เป็นอย่างดี ช่วยลดอัตราความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ทำให้ลูกค้าสับสนหรือไม่พอใจ อีกทั้งยังช่วยให้ Workflow ภายในองค์กรเกิดความลื่นไหล ไม่ติดขัดและไม่ล่าช้าอีกด้วย
3. ใช้ภาษาและคำพูดที่สุภาพเสมอ
Invoice Processing ที่เกี่ยวข้องกับการออกใบแจ้งหนี้นั้น ตัวองค์กรควรกำชับให้พนักงานพยายามสื่อสารกับลูกค้าอย่างสุภาพเสมอ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลที่ส่งไปหาลูกค้า ข้อมูลเนื้อหาในเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือการโทรศัพท์พูดคุยติดต่อโดยตรง เพราะการสื่อสารที่สุภาพเป็นการยืนยัน ถึงความเป็นมืออาชีพและความน่าเชื่อถือของตัวองค์กร ลูกค้าจะรู้สึกว่าธุรกิจของคุณให้เกียรติและให้ความเคารพกับพวกเขา ซึ่งจะช่วยให้การชำระเงินหลังเสร็จสิ้นการซื้อขาย เกิดขึ้นได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ทำให้ลูกค้าเชื่อมั่นในธุรกิจของคุณและอาจกลับมาใช้บริการ หรือซื้อสินค้าของคุณอีกครั้งในอนาคต
คำแนะนำ : สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง ในกระบวนการ Invoice Processing
- การใช้คำพูดหรือประโยคที่เร่งเร้าให้ชำระเงิน จริงอยู่ที่ใบแจ้งหนี้คือเอกสารทางการเงิน ที่ออกมาให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าตัวองค์กรจะใช้คำพูดหรือประโยคสื่อสาร ในเชิงของการเร่งรัดให้ลูกค้าจ่ายเงินได้ เพราะมันจะสร้างความน่ารำคาญใจและดูไม่เป็นมืออาชีพเป็นอย่างมาก
- การส่งอีเมลตามจี้ หรือแจ้งเตือนลูกค้ามากเกินไป การส่งอีเมลแจ้งเตือนซ้ำ ๆ หรือโทรศัพท์ไปหาลูกค้ามากเกินไป เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำอย่างยิ่ง เพราะโดยปกติใบแจ้งหนี้ที่ออกมักจะมีวันเวลา หรือกำหนดการที่ตกลงกันไว้เขียนชัดเจนอยู่แล้ว ดังนั้นถ้าหากยังไม่ถึงเวลาหรือเลยกำหนดการที่ลูกค้าต้องชำระ เราก็ควรให้เกียรติพวกเขาโดยการไม่ทวง หรือส่งข้อความรบกวนเกินความจำเป็น
4. เพิ่มช่องทางการชำระเงินให้ครอบคลุมที่สุด
การมีช่องทางการชำระเงินที่หลากหลายและครอบคลุม ถือเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณได้รับเงินไวขึ้น เพราะลูกค้าแต่ละรายมักจะมีช่องทางการจ่ายเงินที่ตัวเองสะดวกแตกต่างกันไป หากคุณทำให้ช่องทางการชำระเงินครอบคลุมได้ในทุกความต้องการ ลูกค้าก็จะสามารถจ่ายเงินได้อย่างราบรื่นไม่ติดขัด และที่สำคัญคืออย่าลืมแจ้งลูกค้าผ่านใบแจ้งหนี้ด้วยว่า ธุรกิจของคุณสามารถชำระเงินผ่านทางไหนได้บ้าง รายละเอียดเหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นที่จะช่วยสนับสนุนให้ลูกค้าชำระเงินได้ทันทีที่พวกเขาพร้อม
5.เปลี่ยนใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัล
อย่างที่ทราบกันดี ว่าการเปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัลนั้น จะช่วยให้การทำงานภายในองค์กรสะดวกรวดเร็วและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ซึ่งนั่นรวมไปถึงใบแจ้งหนี้ เอกสารสำคัญที่ต้องพึ่งพาระบบจัดการเอกสารที่เป็นระเบียบและสามารถตรวจสอบได้ ดังนั้นการเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล จึงส่งผลดีให้กับตัวธุรกิจในหลากหลายด้าน เช่น
- เอกสารไปถึงมือลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย เมื่อมีระบบจัดการเอกสารที่ดี พนักงานฝ่ายบัญชีก็จะสามารถออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างสะดวกยิ่งขึ้น ทำให้ใบแจ้งหนี้ไปถึงมือลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย ตัดปัญหาเอกสารตกค้างหรือสูญหาย สามารถส่งซ้ำหรือส่งผ่านอีเมลได้ตามที่ต้องการ
- ตรวจสอบข้อมูลหรือติดตามข้อมูลได้ง่าย เมื่อใบแจ้งหนี้กลายเป็นไฟล์เอกสารดิจิทัล แผนกบัญชีจะสามารถตรวจสอบและติดตามใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้น เป็นตัวแปรที่ทำให้ประหยัดเวลาการทำงานขององค์กรได้อย่างมหาศาล ช่วยให้การทำงานมีความละเอียดและถูกต้องแม่นยำมากยิ่งขึ้น
- สร้างความน่าเชื่อถือและส่งเสริมภาพลักษณ์แก่ตัวองค์กร หากทางองค์กรนำเอาระบบจัดการเอกสารที่เป็นดิจิทัลเข้ามาใช้งาน ก็จะสามารถช่วยส่งเสริมให้ภาพลักษณ์องค์กรดูทันสมัยและตอบโจทย์การเป็นผู้นำในยุคดิจิทัลมากยิ่งขึ้น ถือเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือให้แก่องค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ซึ่งข้อดีเหล่านี้ ล้วนส่งผลให้การชำระเงินของลูกค้ารวดเร็วขึ้นตามไปด้วย เพราะกระบวนการทำงานที่ดีขึ้นของตัวธุรกิจ จะช่วยอำนวยความสะดวกกิจกรรมการซื้อขาย ให้เกิดขึ้นได้อย่างเรียบง่ายและเป็นระบบมากที่สุดนั่นเอง
หรือถ้าหากตัวธุรกิจต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของแผนกบัญชีให้ดีขึ้นไปอีกขั้น Invoice Processing Service จาก Ditto ก็เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่จะช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น เพราะนอกจากจะแยกประเภทและตรวจสอบความถูกต้องของตัวเอกสารได้แล้ว ยังสามารถติดตามสถานะการชำระเงินจากกระบวนการจัดการเอกสารได้อีกด้วย ถือเป็นการลดอัตราการเกิดปัญหาเอกสารสูญหายหรือตกหล่นได้อย่างตรงจุด
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
ขอบคุณข้อมูลจาก
freshbooks.com, flowaccount.com
