ถึงแม้สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 จะเบาบางลง มาตรการที่ควบคุมเชื้อไวรัสของหน่วยงานรัฐบาลก็ผ่อนคลายลง จนทำให้หลายบริษัทเองเริ่มเปลี่ยนแปลงการทำงานจากWork From Home เป็นกลับเข้าบริษัทเหมือนปกติ แต่ยังมีบางบริษัทที่ใช้รูปแบบ Hybrid Work ที่เข้าบริษัท สลับกับ Work From Home บ้าง ทั้งนี้ รูปแบบการทำงานแบบ Hybrid ถือเป็นรูปแบบที่ได้รับความนิยมอย่างมาก เพราะมีเวลาที่ยืดหยุ่น สามารถสร้าง Work Life Balance ได้เป็นอย่างดี
ในเมื่อรูปแบบการทำงาน Hybrid ได้รับความนิยมมากที่สุด ทำให้หลายบริษัทต้องหาตัวช่วยในการทำงาน เพื่อเสริมให้การทำงานนั้นสะดวกรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งหนึ่งในเครื่องมือที่ได้รับความนิยมนั้นคือ e-Meeting ซึ่งนับเป็นเครื่องมือสำคัญต่อการทำงานแบบ Hybrid ด้วยเหตุนี้ วันนี้เราจะมาอธิบายถึง e-Meeting ว่าคืออะไร มีขั้นตอนอย่างไร เราเตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว
ทำความรู้จัก e-Meeting ของหน่วยงานราชการกันก่อน
e-Meeting ถือเป็นเครื่องมือหนึ่งในชีวิตประจำวันของเราไปแล้ว แต่หลายคนอาจจะยังไม่ทราบว่า e-Meeting คืออะไร ซึ่ง e-Meeting ตามกฎหมาย พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ที่กำหนดว่า ถ้าเกิดเป็นการประชุมที่กฎหมายบังคับให้ต้องมีการประชุม เช่น การประชุม AGM หรือการประชุมผู้ถือหุ้น การประชุมสมาชิกสหกรณ์ การประชุมคณะกรรมการ ตามหน่วยงานหรือองค์กรที่กฎหมายจัดตั้ง ถ้าจะจัดประชุม e-Meeting ก็ต้องมาดูการปฏิบัติตามมาตรฐานหรือกระบวนการต่าง ๆ ตามกฎหมายฉบับนี้
ซึ่งตามกฎหมายก็มีการเขียนข้อยกเว้นไว้ว่า ถ้าเป็นการประชุมบางกรณีเช่น การประชุมของรัฐสภาการประชุมตาม พ.ร.บ.ซื้อจ้าง ของหน่วยงานภาครัฐ การประชุมผู้พิพากษาของศาล จะไม่นำมาใช้บังคับ แต่ว่าหน่วยงานสามารถนำไปพิจารณาระเบียบของตนเอง และนำมาปรับใช้ได้ (เช่น กรณีของการจัดซื้อจัดจ้าง ได้มีการแก้ไขระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 27 โดยกำหนดเพิ่มเติมให้การประชุมดังกล่าวสามารถกระทำได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์)
ประชุมออนไลน์ e-Meeting ของหน่วยงานราชการอย่างไรให้ถูกกฎหมาย
หน่วยงานราชการไหนที่ต้องการใช้ระบบ e-Meeting สามารถใช้มาตรการทั้ง 7 มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ที่จะกล่าวในส่วนต่อไปดังนี้
1. ผู้เข้าร่วมประชุมต้องแสดงตัวตนระหว่างประชุม
โดยผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนที่ใช้ระบบ e-Meeting จะแสดงตัวตนโดยใช้วิธีการตามที่ผู้จัดกำหนด ซึ่งเราสามารถ ใช้ Username และ Password ผู้ร่วมประชุมอื่นรับรอง
2. สื่อสารผ่าน e-Meeting
โดยระหว่างการทำ e-Meeting ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถสื่อสารได้ด้วย 2 ทาง คือ เสียง หรือสามารถใช้ได้ทั้งภาพและเสียง ทั้งนี้เราจะต้องมีช่องสัญญาณเพียงพอ มีทางสำรอง เช่น โทรศัพท์ Message ทั้งนี้ผู้กำหนดสามารถจัดการสิทธิผู้เข้าร่วมประชุมได้
3. เข้าถึงเอกสารประกอบการประชุม
โดยผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าถึงเอกสารประกอบการประชุมได้ทุกเอกสาร ทั้งนี้เอกสารสามารถเป็นได้ทั้งรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ทั้งนี้ผู้กำหนดการประชุมจะต้องจัดส่งก่อนหรือส่งระหว่างการประชุม พร้อมกับแจ้งวิธีการเข้าถึงเอกสาร
4. การออกเสียงลงคะแนน
ทั้งนี้สามารถลงคะแนนแบบทั่วไป และสามารถระบุตัวและเจตนาของผู้ลงคะแนนได้ หรือในรูปแบบการลงคะแนนลับ สามารถทราบจำนวนของผู้ลงคะแนนและผลรวมคะแนน โดยไม่ต้องระบุตัวของผู้ลงคะแนน
5. จัดเก็บข้อมูลหลักฐาน พร้อมมาตรการที่ปลอดภัย
ซึ่งในระหว่างการประชุมจะต้องจัดเก็บข้อมูลหลักฐานเอาไว้ ไม่ว่าจะเป็นวิธีการแสดงตัวตน จำนวนและรายชื่อของผู้แสดงตัวตน และวิธีการลงคะแนนพร้อมทั้งผลคะแนน โดยจะต้องบันทึกรายงาน การประชุม สามารถบันทึกเสียง หรือเสียงและภาพของผู้ร่วมประชุม เว้นแต่จะเป็นการประชุมลับ
6. มีมาตรการในการจัดเก็บ
ต้องมีมาตรการในการจัดเก็บ ที่จะต้องระบุตัวบุคคล หรือผู้ใช้งานของข้อมูล พร้อมกับวันเวลาของการประชุม โดยอิงเวลาตามมาตรฐาน
7. มีช่องทางในการแจ้งเตือน
โดยในระบบ e-Meeting ที่ใช้ในหน่วยงานข้าราชการ จะต้องมีช่องทางในการแจ้งเตือน หากเกิดเหตุขัดข้อง เพื่อรองรับการแก้ไขปัญหา ระหว่างประชุม
ทั้งนี้ทั้ง 7 มาตรการที่ทางหน่วยงานรัฐบาลกำหนดเอาไว้สามารถระบุตามขั้นตอนการใช้ e-Meeting ได้ดังนี้
การเชิญประชุม
- แม้เป็นการประชุม e-Meeting แต่ก็ยังต้องมีการเชิญประชุมตามกฎหมาย เช่น ต้องล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 7 วัน
- สามารถส่งหนังสือเชิญการประชุมแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้
ช่องทางการดำเนินการประชุม
- ผู้เข้าร่วมประชุมต้อง “แสดงตน” ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
- ต้องจัดให้ผู้ร่วมประชุมสามารถลงคะแนนได้
- ต้องมีการจัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ
- บันทึกภาพ หรือ เสียงตลอดการประชุม
- จัดให้ผู้เข้าประชุมเข้าถึงเอกสารการประชุมได้
ระบบการประชุม
- “ระบบ” ต้องสามารถเชื่อมโยงสถานที่ประชุมตั้งแต่ 2 แห่งขึ้นไป
- สามารถสื่อสารกันได้ด้วยเสียง หรือ ภาพ
- หากฉุกเฉินต้องสามารถตัดสัญญาณเสียง หรือภาพหรือหยุดการส่งข้อมูลในการประชุม
เป็นอย่างไรกันบ้างกับข้อมูลของ e-Meeting ที่สามารถใช้ในหน่วยงานราชการ ซึ่งทางกฏหมายของประเทศไทยเองก็ออกกฎที่คุ้มครองทั้งผู้กำหนดการประชุม และผู้เข้าร่วมประชุม ทั้งนี้ทาง Ditto เองก็เล็งเห็นความสำคัญของการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในหน่วยงานราชการ ประกอบกับที่ทางราชการเองก็ประกาศ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายกลางในการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ นั่นก็เพื่อต้องการส่งเสริมให้รูปแบบการทำงานและการให้บริการของภาครัฐปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล
โนดยทาง Ditto เองก็มีระบบจัดการเอกสารสำหรับ อบต. และ อบจ. โดยภายในระบบเองก็มีเครื่องมือ e-Meeting ที่สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้มากมาย มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล สามารถแชร์ข้อมูลทั้งภาพและเสียงในระหว่างการประชุม เพื่อยกระดับหน่วยงานราชการในเทียบเท่าสากล
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
