Data หรือ ข้อมูล นับเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินธุรกิจในแทบจะทุกประเภท เพราะเราสามารถนำข้อมูลมาปรับกลยุทธ์การตลาด ช่วยให้วิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างแม่นยำ ส่งผลให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างไม่น่าเชื่อ แต่ทั้งนี้การใช้ข้อมูลจะต้องมีหลักการในการเลือกใช้ หากเราใช้ผิดวิธี อาจส่งผลให้ข้อมูลที่มีสูญเปล่าได้ เพราะฉะนั้นเราต้องทำความเข้าใจ เพื่อใช้ข้อมูลได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ดังนั้นวันนี้เรามาทำความรู้จัก Data Mapping กันก่อนว่ามันคืออะไร มีข้อดีอะไรบ้าง
ทำความเข้าใจ Data Mapping คืออะไร
Data Mapping หรือ Data Map คือ แผนผังข้อมูลที่จะช่วยให้องค์กร หรือบริษัทสามารถดำเนินการสำรวจข้อมูล และสามารถมองเห็นภาพรวมของข้อมูลที่เรามีอยู่ทั้งหมดได้อย่างง่าย และชัดเจนยิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยสร้างลิสต์รายการของข้อมูลออกมา ซึ่งแน่นอนว่าข้อมูลต้องมีปริมาณมากแน่นอน แต่ Data Mapping จะช่วยจัดการให้คุณเอง
ขั้นตอนการทำ Data Mapping
โดยการทำแผนผังข้อมูลเป็นกระบวนการที่สำคัญในการทำงานกับข้อมูลที่มาจากแหล่งข้อมูลต่างกัน โดยส่วนใหญ่มักใช้ในงานที่เกี่ยวข้องกับการรวมข้อมูลหรือการโอนย้ายข้อมูลระหว่างระบบ โดยมีขั้นตอนหลักดังนี้
1. กำหนดแหล่งที่มาและแหล่งปลายทางของข้อมูล
ระบุแหล่งที่มาและแหล่งปลายทางของข้อมูลที่ต้องการเชื่อมโยงหรือแปลง ซึ่งอาจเป็นฐานข้อมูลที่แตกต่างกัน ระบบต่าง ๆ หรือรูปแบบข้อมูลที่ไม่เหมือนกัน
2. วิเคราะห์และเข้าใจโครงสร้างข้อมูล
ศึกษาและเข้าใจโครงสร้างข้อมูลที่มาและปลายทาง รวมถึงรูปแบบและโครงสร้างข้อมูลที่ถูกใช้งานในแต่ละแหล่ง
3. สร้างแผนที่หรือกฎเพื่อการเชื่อมโยงข้อมูล
กำหนดกฎหรือแผนที่ที่ช่วยในกระบวนการเชื่อมโยงหรือแปลงข้อมูล โดยระบุวิธีการและเงื่อนไขในการแปลงข้อมูล รวมถึงการจัดการความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลในแหล่งที่มาและแหล่งปลายทาง
4. ทดสอบและปรับปรุง
ทดสอบการเชื่อมโยงหรือแปลงข้อมูลที่ได้รับการกำหนดกฎหรือแผนที่ และปรับปรุงตามความต้องการหรือข้อผิดพลาดที่พบ
เมื่อเราทำ Data Mapping ตามคำแนะนำนี้เรียบร้อยแล้ว จะช่วยให้เราจัดการข้อมูลได้ง่ายขึ้น ยิ่งถ้าคุณต้องการย้ายข้อมูลจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่งการทำแผนผังข้อมูลช่วยคุณได้ แต่ทั้งนี้ข้อดีของการทำData Mapping ยังมีข้อดีอื่นอีก
ข้อดีของการใช้ Data Mapping
1. เข้าใจระบบของ Data มากยิ่งขึ้น
ช่วยให้เข้าใจโครงสร้างและความสัมพันธ์ของข้อมูลได้ชัดเจน ทำให้ง่ายต่อการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่เป็นระเบียบและมีความชัดเจน ลดความสับสนและความซับซ้อนในการใช้งานข้อมูล
2. สามารถรวมข้อมูลแม้จะต่างระบบก็ตาม
ช่วยในกระบวนการเชื่อมโยงและประสานข้อมูลระหว่างระบบที่แตกต่างกัน โดยจัดการและแปลงข้อมูลให้เข้ากันได้อย่างถูกต้อง ลดปัญหาการไม่สอดคล้องระหว่างระบบและการสูญเสียข้อมูล
3. ช่วยปรับปรุงคุณภาพข้อมูลในบริษัท
การทำแผนผังจะช่วยในการตรวจสอบและปรับปรุงคุณภาพข้อมูล จัดการข้อมูลให้มีความถูกต้องและครบถ้วน รวมถึงเชื่อมโยงข้อมูลให้เป็นระเบียบเพื่อให้มีความน่าเชื่อถือและเป็นประโยชน์สูงสุด
4. ช่วยวางแผนภาพรวมข้อมูล
ช่วยให้มีข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ช่วยวางแผนและทำนายแนวโน้ม และสร้างความเข้าใจในข้อมูลที่เป็นฐานในการตัดสินใจที่มีความสำคัญ
5. พัฒนาองค์กร
ในระหว่างที่เราทำ Data Mapping เราจะเห็นภาพรวมของข้อมูลทั้งหมด ซึ่งจะช่วยให้เราเห็นปัญหาและความผิดพลาดในโครงสร้างข้อมูล ช่วยในกระบวนการการปรับแก้ไขและการพัฒนาให้ข้อมูลเป็นไปตามความต้องการและเป้าหมายขององค์กร
โดยปัจจุบันทางหน่วยงานราชการเองก็ปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานและการให้บริการของภาครัฐให้เปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล โดยสอดคล้องกับการพัฒนาทางเทคโนโลยีในปัจจุบัน ตามกำหนดของพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่ง Data Mapping จึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญในลำดับต้น ๆ สำหรับองค์กร ในการจัดการข้อมูลทั้งหมดขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือภาคเอกชนให้เข้าใจง่ายยิ่งขึ้น โดยเฉพาะกับองค์กรที่ต้องปรับตัวเข้ากับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 หรือ PDPA ที่จะช่วยให้องค์กรสามารถเก็บข้อมูลภายในองค์กรได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งทาง Ditto เองก็ให้ความสำคัญของกฎหมาย PDPA และการทำ Data Mapping เช่นกัน จึงพัฒนาให้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. โดดเด่นในการรวบรวมข้อมูล สามารถจัดการไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบได้ ภายใต้ระบบรักษาความปลอดภัยที่ได้มาตรฐานสากล ที่สอดคล้องกับนโยบาย PDPA ที่ตอบโจทย์การควบคุมข้อมูลให้ทั้งเจ้าของข้อมูล และผู้ใช้งานอีกด้วย
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
