ส่องความต่างการติดต่อราชการแบบเดิม กับ แบบใหม่ มีรูปแบบที่เปลี่ยนไปอย่างไร

 

ในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด 19 ทำให้หลายหน่วยงานต่างปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน จากปกติที่เป็นรูปแบบออฟไลน์ หรือการเดินทางไปจัดการธุระด้วยตัวเอง แต่เมื่อสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสแย่ลง ทำให้ต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดการ จากออฟไลน์ เป็นรูปแบบออนไลน์​ ทำธุระหรือติดต่องานผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์มากยิ่งขึ้น ซึ่งไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานราชการ หรือ หน่วยงานเอกชนเอง ก็ต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบให้เท่าทันสถานการณ์

 

แม้ในปัจจุบันสถานการณ์เชื้อไวรัสโควิด 19 อยู่ในสถานการณ์ที่ควบคุมได้ และเฝ้าระวัง แต่รูปแบบการทำงานผ่านระบบออนไลน์ยังคงตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์ของประชาชนทุกคน ทำให้รัฐบาลเล็งเห็น จึงได้เตรียมประกาศ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ บังคับใช้หน่วยงานราชการ ไม่ว่าจะเป็น ส่วนกลาง ส่วนภูมิภาค ส่วนท้องถิ่น รัฐวิสาหกิจ องค์การมหาชน และหน่วยงานอื่นของรัฐทุกหน่วย ให้ดำเนินงานโดยระบบอิเล็กทรอนิกส์นั่นเอง ดังนั้นก่อนที่เราจะไปดูรูปแบบการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เรามาเปรียบเทียบขั้นตอนการติดต่อราชการแบบเดิมและแบบใหม่กันดีกว่า

 

รูปแบบการติดต่อราชการแบบเดิม

 

1. ถือเอกสารไปติดต่อหน่วยงานราชการ

ในแบบเดิมการติดต่อทำเรื่องกับทางราชการ เราจำเป็นต้องพกเอกสารไปติดต่อขอดำเนินการ ซึ่งบางธุระจะต้องเตรียมเอกสารไปจำนวนมาก บางครั้งก็เกือบจะยกทั้งแฟ้มไปทำเรื่องก็ว่าได้ และถ้าเอกสารไม่ครบตามเงื่อนไข ก็ต้องมาใหม่ในวันรุ่งขึ้น และเตรียมเอกสารใหม่ทั้งหมด

 

2. ต้องยื่นเอกสารสำเนาทุกครั้ง

เวลาที่ต้องติดต่อราชการ และต้องยื่นข้อมูลบัตรประชาชน – ทะเบียนบ้าน ทางหน่วยงานราชการ หรือหน่วยงานอื่น ๆ มักจะขอสำเนาบัตรประชาชนหรือทะเบียนบ้าน พร้อมเซ็นเอกสารสำเนาถูกต้อง ซึ่งส่วนนี้จะต้องถ่ายเอกสารเตรียมเผื่อเอาไว้หลายแผ่นเรียกว่าค่อนข้างวุ่นวายและใช้ทรัพยากรกระดาษไปเยอะพอสมควร

 

3. ต้องเดินทางไปสถานที่ราชการ

อีกทั้งทุกการติดต่อราชการ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็ก หรือเรื่องใหญ่ เราจะต้องเดินทางไปยังสถานที่ราชการนั้น ๆ บางคนอาจจะทำงานอยู่ที่กรุงเทพฯ แต่ต้องไปติดต่อสถานที่ราชการที่ภูมิลำเนา ก็จำเป็นต้องจ่ายค่าเดินทางเพื่อไปทำเรื่อง หรือแม้จะอยู่พื้นที่ใกล้เคียงก็ตาม การไปติดต่อมักต้องไปในวันและเวลาทำการ ทำให้คนที่ทำงานต้องทำเรื่องขอลางาน

 

4. ต้องรอเรียกคิวดำเนินการ

และทุกครั้งที่ไปถึงสถานที่ราชการ ใช่ว่าเราจะสามารถทำเรื่องได้เลย เพราะไม่ใช่แค่เราที่มายื่นเรื่อง ยังมีประชาชนคนอื่นก็ใช้บริการกับหน่วยงานราชการเช่นกัน ทำให้เราจำเป็นต้องรอเจ้าหน้าที่เรียกคิวเรา ถึงจะสามารถดำเนินการได้ ซึ่งในบางกรณีจะต้องรอคิวนานพอสมควร หรือบางหน่วยงานอาจจะมีการจำกัดคิวผู้มาติดต่อในแต่ละวันด้วย

 

รูปแบบการติดต่อราชการแบบใหม่

 

1. ไม่ต้องเดินทางไปที่ราชการ

เนื่องจากการติดต่อราชการแบบใหม่ ตาม พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ สามารถดำเนินการขอเอกสารได้ทุกที่ ไม่ต้องเดินทางมาถึงสถานที่ราชการ ก็สามารถยื่นเรื่องขอเอกสารได้ทันที เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต ไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง อยู่บ้านก็ยื่นขอเอกสารได้

 

2. ไม่ต้องถ่ายสำเนาเอกสาร ไม่ต้องยื่นเอกสารแบบเดิม

เพราะคุณสามารถใช้ไฟล์สำเนาเอกสาร พร้อมลายเซ็นสำเนาถูกต้อง สแกนเอกสารข้อมูลเป็นไฟล์เก็บไว้ในเครื่องมือของเรา และส่งข้อมูลเป็นไฟล์ ประหยัดทั้งค่าใช้จ่ายเอกสาร และช่วยรักษาทรัพยากรธรรมชาติอีกด้วย

 

3. ไม่ต้องรอเรียกคิวดำเนินการ

ไม่จำเป็นต้องไปเสียเวลารอคิว เพื่อจะยื่นเรื่อง ขอหรือนำส่งเอกสาร เพราะการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ เราไม่ต้องต่อคิวรอ สามารถยื่นขอเอกสารเวลาไหนก็ได้ แต่อาจจะต้องรอทางระบบดำเนินการตามเงื่อนไข ของแต่ละหน่วยงาน (แนะนำให้ตรวจสอบเงื่อนไขของแต่ละหน่วยงานให้ชัดเจน)

 

4. ระบบป้องกันข้อมูลรั่วไหล ปลอดภัยเพราะระบบอิเล็กทรอนิกส์

หลายคนคงเคยกังวลใจว่าหากส่งข้อมูลสำคัญผ่านทางเอกสารแบบกระดาษ อาจจะเสี่ยงกับปัญหาข้อมูลรั่วไหล เอกสารชำรุดหรือสูญหาย หรือตกค้างจนส่งไม่ถึงปลายทางบ้าง แต่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ทางหน่วยงานราชการใช้ มั่นใจได้ว่ามีความปลอดภัย เชื่อถือได้ มีฐานเก็บข้อมูลที่ได้มาตรฐานสากล ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าเรื่องที่ยื่นขอไปนั้น อยู่ในขั้นตอนใด ป้องกันการสูญหายของเอกสารได้เป็นอย่างดี

 

 

จะเห็นได้ว่าหลังจากที่มีประกาศ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ระบบการยื่นขอเอกสาร หรือการติดต่อราชการนั้นมีความง่าย และรวดเร็วขึ้น เพราะระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้ามาช่วยจัดการให้ประชาชนยื่นขอเอกสารได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่ต้องเสียเงิน เสียเวลาเดินทางไปสถานที่ราชการ หรือเตรียมเอกสารยื่นขอใช้บริการกับทางราชการอีกต่อไป ทั้งนี้ รวมทั้งเป็นการยกระดับการทำงานของข้าราชการไทย ตอบโจทย์ยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลง พร้อมให้บริการประชาชนทุกท่านด้วยความรวดเร็ว และสะดวกสบายยิ่งขึ้น ทาง Ditto เองก็ได้พัฒนารูปแบบระบบจัดการเอกสารสำหรับ อบต. และ อบจ. เพื่อให้การทำงานของราชการเป็นไปอย่างราบรื่น ว่องไว มาพร้อมระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ทำให้ทั้งเจ้าหน้าที่ราชการที่เป็นผู้ใช้งาน และประชาชนที่เข้ามาส่งไฟล์ข้อมูลผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ มั่นใจได้ถึงความสะดวกและปลอดภัยได้อย่างชัดเจน

 

 

 

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand