จากปัญหาในการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงาน อบต. และ อบจ. ในปัจจุบัน ที่ยังคงมีรูปแบบในการจัดเก็บเป็นแฟ้มหรือกล่องกระดาษ และการใช้โปรแกรมประยุกต์สเปรดชีท (Excel) โดยมีรูปแบบที่ยุ่งยากและซับซ้อนในการจัดเก็บ ด้วยจำนวนของเอกสารที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในแต่ละวัน เพราะปริมาณของเอกสารที่ยิ่งมีเพิ่มมากขึ้นเท่าไร ก็ต้องเสียเวลาในการจัดเก็บและค้นหามากขึ้นเท่านั้น ทำให้โอกาสของการชำรุดหรือสูญหายของเอกสารมีสูงขึ้นตามลำดับเช่นกัน และยังทำให้การจัดหมวดหมู่เอกสารยังไม่เป็นระบบเท่าที่ควร ทั้งหมดนี้นับว่าเป็นปัญหาเดิม ๆ ที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในหลายองค์กร และปัญหาเหล่านี้ก็ยังไม่ได้รับการแก้ไขอย่างถูกวิธีเท่าไรนัก
สาเหตุหลักเป็นเพราะหน่วยงานภาครัฐยังไม่มีการนำระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เข้ามาเป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสาร ด้วยรูปแบบการจัดเก็บเอกสารแบบเดิมที่เก่าเกินไป และมีบางส่วนที่ยังไม่ได้รับการพัฒนาตามเทคโนโลยีที่หมุนผ่าน ส่งผลให้เกิดสัญญาณเตือนตามมา ว่าแต่สัญญาณเตือนดังกล่าวจะมีอะไรบ้าง ดิทโต้ รวบรวมมาให้แล้วในบทความนี้
5 เหตุผลควรเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ.
1 .ความไม่สะดวกในการจัดเก็บเอกสาร และการสืบค้นเอกสารที่ล่าช้า
สีบเนื่องจากในแต่ละวัน ทางหน่วยงาน อบต. และ อบจ. จะมีเอกสารผ่านเข้ามาให้ดำเนินการทั้งภายในและภายนอกอยู่เป็นจำนวนมาก ซึ่งทางหน่วยงานจะต้องรับเอกสารข้อมูลมาจากสารบรรณกลางอีกทางหนึ่ง จึงทำให้มีการทำสำเนาเอกสารข้อมูลชุดเดิมซ้ำ ๆ และเมื่อเวลาผ่านไป การตรวจสอบและการสืบค้นเอกสารในการทำงานก็จะค่อย ๆ เกิดปัญหา เนื่องจากปริมาณเอกสารจำนวนมากที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง และไม่มีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารมากพอ อาจเกิดข้อผิดพลาดจากเลขที่อ้างอิงเอกสารซ้ำซ้อน หรือการใช้เวลาค้นหาเอกสารล่าช้า ทำให้ระบบการดำเนินงานต้องสะดุดและอาจส่งผลเสียต่อเนื่องตามมาได้
2. ไม่สามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารได้ทันที
ด้วยการจัดเก็บเอกสาร อบต. และ อบจ. ในรูปแบบเก่า ไม่สามารถตรวจสอบได้ในทันทีว่าเอกสารได้ดำเนินการถึงขั้นตอนใด อยู่ในสถานะใด และไม่สามารถมองเห็นปัญหาหรือขั้นตอนใดบ้างที่มีการติดขัด ซึ่งการบอกสถานะของเอกสารแบบ Real time เป็นสิ่งที่ช่วยบอกว่าเอกสารนั้น ๆ ได้ดำเนินการถึงขั้นตอนไหนแล้วบ้าง ทำให้สามารถทราบได้ทันทีว่าต้องจัดการกับเอกสารนั้นอย่างไร และต้องการเอกสารใดเพิ่มเติม หรือหากพบว่าติดปัญหาในขั้นตอนไหน จะช่วยให้แก้ไขปัญหานนั้นได้อย่างทันท่วงที
3. เอกสารสำคัญอาจถูกปลอมแปลง
เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลในขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารควรมีความชำนาญ มีความระมัดระวัง และควรได้รับการอบรมในเรื่องที่เกี่ยวข้องอย่างเพียงพอ เพื่อให้มั่นใจว่าการตรวจสอบมีคุณภาพ หากเอกสารสำคัญ เช่น สำเนาบัตรประชาชน หรือทะเบียนบ้าน ถูกมิจฉาชีพปลอมลายมือชื่อ ซึ่งถือว่าเป็นการสร้างความเสียหายแก่ประชาชน โดยที่ผ่านมาในการตรวจสอบเอกสาร จะใช้เพียงสำเนาบัตรประชาชนและการลงลายมือชื่อเท่านั้น จึงเป็นเรื่องที่ยากในการตรวจสอบ และทำให้ต้องเสียเวลาในการพิสูจน์เพื่อยืนยันตัวตน จะเห็นได้ว่ายังมีความเสี่ยงที่ผู้เข้ามารับใช้บริการจะให้ข้อมูลหรือหลักฐานเท็จได้ ดังนั้นการจัดเก็บเอกสาร อบต. และ อบจ. ที่มีประสิทธิภาพ ต้องมีการกำหนดวิธีการตรวจสอบข้อมูลหลักฐานของประชาชนให้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้เทคโนโลยีเข้ามาเสริมให้มีประสิทธิมากมากขึ้น
4. เอกสารสำคัญชำรุดหรือสูญหาย
เมื่อความปลอดภัยของข้อมูลเป็นพื้นฐานขั้นต้นขององค์กรทั่วไปและภาครัฐที่พึงปฏิบัติ ด้วยการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงตัวเอกสารสำคัญ เพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงข้อมูล และป้องกันการขโมยฐานข้อมูลสำคัญ ซึ่งการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเก่า มีผู้ใช้งานเอกสารจำนวนไม่ใช้น้อยที่สามารถเข้าถึงตัวเอกสารนั้น ๆ ได้ง่าย หรือแม้แต่ในขั้นตอนการผ่านกระบวนการรอพิจารณา หรืออนุมัติจากผู้บริหาร ที่ทำให้เอกสารมีการเปลี่ยนแปลงที่จัดเก็บ ทำให้เกิดช่องว่างที่จะเข้าถึงตัวเอกสารได้โดยง่าย ด้วยเหตุนี้เอกสารสำคัญ อาจมีความเสี่ยงที่จะเกิดการชำรุด หรือสูญหายได้ในที่สุด ซึ่งผลเสียดังกล่าวอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กรภาครัฐได้อย่างมหาศาลได้ แม้ในปัจจุบันกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ยังไม่ได้บังคับใช้อย่างเต็มรูปแบบ
อย่างไรก็ตาม การให้ความสำคัญในเรื่องนี้ ถือเป็นการสะท้อนให้เห็นถึงวิสัยทัศน์ของผู้นำในหน่วยงานนั้น ๆ รวมถึงสะท้อนถึงคุณภาพของการบริการที่ทางรัฐบาลได้ให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง
5. พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์
เมื่อไม่นานมานี้มีการลงมติเห็นชอบในส่วนของร่าง พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายกลางในการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อส่งเสริมให้รูปแบบการทำงานของภาครัฐเข้าสู่ระบบดิจิทัลมากยิ่งขึ้น เช่น การจัดเก็บเอกสารราชการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ระบบป้องกันข้อมูลสำคัญ เสริมสร้างการทำงานแบบ work anywhere anytime ให้หน่วยงานราชการทำงานได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงช่วยให้ภาคประชาชนติดต่อกับหน่วยงานราชการได้สะดวกยิ่งขึ้น ซึ่งการประกาศ พ.ร.บ. นี้มีผลบังคับใช้เมื่อพ้น 90 วัน นับตั้งแต่วันประกาศในราชกิจจานุเบกษา เป็นต้นไป เพราะฉะนั้น พ.ร.บ. นี้นับเป็นอีกสัญญาณสำคัญ ที่ทำให้หน่วยงานราชการทุกหน่วย หันมาให้ความสำคัญกับการแปลงรูปแบบข้อมูลเอกสาร และการจัดเก็บเอกสารบนระบบอิเล็กทรอนิกส์มากยิ่งขึ้น
ด้วยสัญญาณทั้ง 5 ข้อ โดยเฉพาะการประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ จะเป็นปัจจัยสำคัญที่เกิดแรงกระเพื่อม ทำให้หน่วยงานราชการ รวมถึง อบต. และ อบจ. ต้องหันมาใช้เทคโนโลยีที่ตอบโจทย์การก้าวข้ามสู่โลกดิจิทัลอย่างการใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อเข้ามาประยุกต์ใช้ภายในหน่วยงาน ลดขั้นตอนการทำงาน ลดความเสี่ยงการเกิดปัญหา อีกทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ง่ายขึ้น รวดเร็ว และยังเป็นการเตรียมความพร้อมให้พนักงานในหน่วยงานราชการได้เข้าใจ พร้อมปรับกระบวนการทำงานให้เข้าสู่ยุคดิจิทัลในปัจจุบันได้อย่างทันท่วงที
ท้ายที่สุดเมื่อ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ถูกบังคับใช้อย่างเป็นทางการ การเลือกใช้ตัวช่วยเพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์ถือเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ควรใส่ใจ ด้วยเหตุนี้ Ditto ได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการนำเทคโนโลยีเข้ามาผนวกกับรูปแบบการทำงานของแต่ละหน่วยงาน ทำให้มีการพัฒนา ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. อย่างต่อเนื่อง และพร้อมเข้ามาเป็นตัวช่วยสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานราชการ ที่โดดเด่นด้วยการเป็นระบบที่ได้มาตรฐาน สามารถติดตามสถานะการทำงานได้ทุกขั้นตอน จัดเก็บและสืบค้นเอกสารได้เป็นระเบียบ รวดเร็ว มีฟังก์ชันการจำกัดสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร ช่วยป้องกันข้อมูลรั่วไหลได้ตามมาตรฐานสากล สอดรับกับกฎหมาย PDPA และฟังก์ชั่นอื่น ๆ ที่ตอบโจทย์รูปแบบการทำงานของหน่วยงานราชการ อบต. และ อบจ. ในทุกมิติ
สอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
