e-Document เทคโนโลยีเพิ่มความปลอดภัย ให้กับข้อมูลในองค์กร

  • June 2, 2022

News Description

E-document-เทคโนโลยีเพิ่มความปลอดภัยให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

e-Document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อธิบายเพิ่มเติมคือ อกสารที่ไม่ได้ถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบกระดาษ แต่จะถูกจัดเก็บแบบออนไลน์บนเซิร์ฟเวอร์ต่าง ๆ ซึ่งนอกจากจะช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษที่สิ้นเปลืองและไม่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมแล้ว e-Document ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลองค์กรได้อีกชั้นหนึ่ง

 

อย่างไรก็ตาม หากมีการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากโดยไม่มีการจัดการที่ดีพอ อาจทำให้ค้นหาไฟล์เอกสารไม่เจอ หรือจำไม่ได้ว่าจัดเก็บไฟล์เอกสารไว้ที่ไหน ฉะนั้นจึงเป็นหน้าที่ของระบบ DMS ที่เข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบมากขึ้น เพราะระบบ DMS หรือ Document Management System เป็นระบบการจัดการเอกสารแบบครบวงจรในรูปแบบดิจิทัล ช่วยจัดเก็บ จัดการ และติดตามการดำเนินงานเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ตลอดเวลา ช่วยออกแบบ Workflow และช่วยให้ค้นหาเอกสารได้เร็วยิ่งขึ้น

 

ทำไมเอกสารของคุณถึงปลอดภัยมากขึ้นเมื่อเปลี่ยนเป็น e-Document?

 

  • ใช้ในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้

เอกสารภายในองค์กรมักมีรูปแบบหลากหลายทั้งเอกสารทั่วไป เอกสารสัญญา ใบแจ้งหนี้ จดหมาย และเอกสารลับทางการค้า ระดับการเข้าถึงของพนักงานก็เช่นกัน ระบบ DMS จะจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง e-Document บางฉบับ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งสามารถตั้งค่ากำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลในแต่ละส่วนให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้องแต่ละคนได้ ยิ่งไปกว่านั้นยังสามารถตรวจสอบการเข้าถึงเอกสารย้อนหลังได้ผ่านระบบบันทึกการเข้าถึงข้อมูลของ DMS

 

  • ความสามารถในการปรับตัวและพัฒนารูปแบบการใช้งาน e-Document อยู่สม่ำเสมอ

โดยปกติ e-Document จะถูกจัดเก็บไว้ในเครือข่ายภายในขององค์กร แต่ในบางองค์กรเลือกที่จะจัดเก็บผ่านเซิร์ฟเวอร์ หรือระบบ Cloud ที่มีประสิทธิภาพสูง เนื่องจากข้อมูลจะถูกจัดเก็บในเซิร์ฟเวอร์ และส่งข้อมูลผ่านเครือข่ายออนไลน์ ทำให้เมื่อมีการอัปเดตใหม่ ระบบ Cloud จึงเป็นหน่วยแรกที่จะถูกอัปเดตก่อนเสมอเพื่อรักษาประสิทธิภาพความปลอดภัยของข้อมูลไว้ ซึ่งเร็วกว่าการจัดเก็บเอกสารบนฮาร์ดแวร์แบบเดิม เมื่อรวมกับการใช้งาน e-Document แล้ว จะช่วยให้ข้อมูลถูกจัดเก็บได้ปลอดภัยมากขึ้น ป้องกันข้อมูลรั่วไหลได้

 

  • ใช้งานร่วมกับ DMS เครือข่ายแบบปิดภายในองค์กร ที่คนนอกใช้งานไม่ได้

เพราะมีลักษณะการทำงานคล้ายกับระบบอินทราเน็ต ที่เป็นระบบปิดสามารถใช้งานได้เฉพาะบุคลากรในองค์กรเท่านั้น โดยสามารถเชื่อมต่ออินทราเน็ตขององค์กรเข้ากับอินเทอร์เน็ตแบบปกติได้ ทำให้ใช้งานได้พร้อม ๆ กันทั้ง 2 ระบบ จากที่ไหนก็ได้ทั่วโลก ไม่จำเป็นต้องมีสายแลน ซึ่งระบบอินทราเน็ตมีข้อดีอยู่ที่สามารถดาวน์โหลดไฟล์ใหญ่ได้เร็วกว่าอินเทอร์เน็ต และมีความปลอดภัยสูงกว่า เพราะมีการติดตั้ง Firewall ควบคุมการผ่านเข้าออกทั้งหมด จึงถูกนำมาใช้ในการจัดเตรียมข้อมูล และสื่อสารสนเทศต่าง ๆ ภายในองค์กร ช่วยเพิ่มความรวดเร็วและพัฒนาการส่งต่อข้อมูลได้สะดวกยิ่งขึ้น สามารถแยกส่วนจากผู้ใช้งานภายในและภายนอกองค์กรอย่างชัดเจน ฉะนั้นบุคคลภายนอกจะไม่สามารถเข้ามามีส่วนร่วมกับการทำงานของบุคลากรได้

 

ทั้งนี้เพื่อให้การเปลี่ยนผ่าน จากเอกสารรูปแบบเดิมที่เป็นกระดาษ สู่การบันทึกข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล (e-Document) ทำได้สะดวกยิ่งขึ้น ไฟล์เหล่านี้จึงจำเป็นต้องนำเข้าระบบการจัดการเอกสารหรือ DMS (Document Management System) ที่เป็นผู้ช่วยในการบริหารจัดการไฟล์ข้อมูลทั้งหมดให้ทำงานได้สะดวก รวดเร็วยิ่งขึ้น ลดเวลาการค้นหาเอกสารที่สิ้นเปลือง และประหยัดการใช้กระดาษโดยไม่จำเป็นอีกทางหนึ่ง

 

สัญญาณที่บ่งบอกว่าควรเปลี่ยนมาใช้ e-Document ได้แล้ว

 

อะไรคือสัญญาณที่บ่งบอกว่าควรเปลี่ยนเอกสารแบบอนาล็อกไปเป็นดิจิทัลได้แล้ว?

 

  • เอกสารเยอะเกินกว่าที่จำเป็นต้องใช้ พอจะหาก็หาไม่เจอ

เหตุการณ์นี้จะเกิดขึ้นบ่อยมากสำหรับบริษัทหรือองค์กรใดก็ตามที่ยังใช้ระบบการจัดการเอกสารแบบอนาล็อกอยู่ มีการเก็บเอกสารเอาไว้ในแฟ้มซึ่งจะถูกทับถมกันเป็นชั้น ๆ แยกไปตามกล่อง ตามปริมาณเอกสารที่เพิ่มขึ้น พอจะมีการตรวจสอบเอกสารแต่ละที ก็ต้องเดือดร้อนเพื่อนพนักงานให้มาช่วยค้นหาเอกสารที่กองกันอยู่ ซึ่งหลังจากหาเจอและเสร็จภารกิจแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็ต้องรวบรวมเก็บเอกสารเหล่านั้นเข้าแฟ้ม เก็บใส่กล่องใหม่อีกครั้งหนึ่ง นับเป็นความยุ่งยากที่มักจะเกิดขึ้นซ้ำ ๆ ส่งผลให้เสียกำลังคน เสียเวลาไปโดยใช่เหตุ

 

เรารู้ดีว่าเหตุการณ์นี้เกิดขึ้นบ่อยครั้งมาก จึงขอยกหัวข้อนี้ขึ้นมาเป็นอันดับแรกสุดที่คุณควรเริ่มต้นติดตั้งระบบ DMS ได้แล้ว

 

  • พนักงานลาออก เอกสารก็ออกไปกับพนักงานด้วย

ในหนึ่งองค์กรจะประกอบไปด้วยแผนกต่าง ๆ โดยในแต่ละแผนกก็จะมีเอกสารเป็นของตัวเอง ซึ่งถ้าองค์กรนั้นมีระบบบริหารจัดการเอกสารที่ดีพอ มีการรวบรวมเอกสารไว้ที่ศูนย์กลาง พนักงานที่เกี่ยวข้องสามารถค้นหาไฟล์ได้ง่ายเมื่อต้องการใช้เอกสารนั้น ๆ แต่หากไม่มีการจัดการเอกสารที่ดีพอ พนักงานเลือกที่จะแยกเก็บเอกสารไว้ที่คอมพิวเตอร์ หรือเก็บไว้ใน Harddisk ส่วนตัว ภายหลังหากพนักงานเหล่านั้นลาออกขึ้นมา ก็เท่ากับว่าเอกสารพวกนั้นเสี่ยงที่จะหายไปกับพนักงานด้วย การค้นหาเอกสารเก่าจึงกลายเป็นกระบวนการที่ยุ่งยาก ซึ่งแน่นอนว่าการที่องค์กรจะไปตามเอกสารจากพนักงานที่ลาออกไปแล้ว ต้องเสียเวลาไปโดยใช่เหตุ และยังส่งผลถึงภาพลักษณ์องค์กร ที่สะท้อนให้เห็นถึงระบบการจัดการที่ไม่มีประสิทธิภาพที่ดีพออีกด้วย

 

  • ต้องการเพิ่มความปลอดภัยให้เอกสารสำคัญ

เอกสารที่มีความสำคัญสูงมักถูกตีตราจ่าหัวกระดาษไว้ว่า “ลับสุดยอด” หรือ “เร่งด่วน” ตัวสีแดงเอาไว้เพื่อให้เห็นถึงความสำคัญและความรวดเร็วในการดำเนินการ แต่ทั้งนี้ตราบใดที่เอกสารยังอยู่ในรูปแบบกระดาษ “การโจรกรรมข้อมูล” จึงเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ง่าย เช่น การแอบเปิดเอกสารบนโต๊ะ งัดแงะตู้เก็บเอกสาร แอบแก้ไขเอกสารเองโดยไม่ได้รับอนุญาต หรือแม้กระทั่งการทำลายเอกสาร ซึ่งเหตุการณ์เหล่านี้จะนำความเสียหายมาสู่องค์กรได้ไม่แพ้ข้อ 2

 

ดังนั้น องค์กรที่เข้าใจถึงความเสี่ยงที่จะเกิด ควรเริ่มปรับรูปแบบการทำงานในองค์กร และเริ่มเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็น e-Document ด้วยการติดตั้งระบบจัดการเอกสารหรือ DMS ที่มีประสิทธิภาพ มาพร้อมกับระบบรักษาความปลอดภัยเอกสาร สามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์จากบุคลากรที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงและจากบุคคลภายนอก ลดความเสี่ยงที่ข้อมูลสำคัญจะรั่วไหล ทำให้ไฟล์เอกสารสำคัญปลอดภัยทุกครั้งที่มีการเข้าถึง

 

ทั้งหมดนี้คือหลักฐานชั้นดีที่ทำไม e-Document ถึงตอบโจทย์การจัดเก็บเอกสารขององค์กรคุณให้มีความปลอดภัยสูง ใช้งานง่าย และรวดเร็วในการจัดเก็บ ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหา ลดความเสี่ยงการชำรุดและสูญหายของเอกสาร พร้อมลดค่าใช้จ่ายด้านการใช้งานและการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษได้เป็นอย่างดี

 

หากคุณคิดว่าทั้งหมดที่กล่าวมา ตอบโจทย์การทำงานขององค์กรคุณ โปรดติดต่อหาเรา Ditto ผู้เชี่ยวชาญด้าน e-Document และการวางระบบ DMS อันดับต้น ๆ ของไทย

 

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailandสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม